A gestão de tempo é a forma como você organiza seu dia para fazer mais coisas importantes, sem se sentir sobrecarregado.
Ela trata de usar cada minuto com sabedoria para ser mais produtivo e alcançar seus objetivos no trabalho e na vida pessoal.
Parece simples, mas nem sempre é. Para te ajudar nisso, selecionamos aqui cinco técnicas que podem aumentar sua eficiência.
Descubra como você pode aplicá-las para transformar sua rotina diária e alcançar a alta performance!
O que é gestão de tempo?
Gestão de tempo é o processo de planejar, organizar e controlar como usamos nosso tempo para sermos mais produtivos e alcançar nossos objetivos pessoais e profissionais.
Afinal, em uma sociedade onde somos constantemente bombardeados por informações e demandas, saber administrar nosso tempo se tornou mais importante do que nunca.
Basicamente, a gestão de tempo nos ajuda a focar no que realmente importa, permitindo que realizemos mais em menos tempo e com menos estresse.
A gestão do tempo na vida pessoal
No entanto, ao contrário do que muitas pessoas pensam, a importância da gestão de tempo vai além do ambiente de trabalho.
No campo pessoal, por exemplo, ela nos permite equilibrar melhor as responsabilidades familiares, momentos de lazer e autocuidado.
Quando gerenciamos bem o tempo, podemos encontrar espaço na nossa agenda para praticar exercícios físicos regularmente, que são essenciais para a nossa saúde. Também conseguimos dedicar tempo de qualidade aos nossos hobbies e interesses pessoais, o que contribui para uma vida mais equilibrada.
Adicionalmente, uma boa gestão do tempo nos ajuda a dedicar mais tempo aos nossos relacionamentos e atividades que nos trazem alegria e realização.
Cuidando da saúde mental
Também é fundamental ressaltar que a gestão do tempo é indispensável para a saúde mental.
Isso porque, quando sabemos exatamente o que precisamos fazer e quando, temos uma sensação de controle maior sobre nossa vida.
E isto nos ajuda a evitar a sobrecarga e a procrastinação, dois fatores que são associados ao estresse e à ansiedade.
Alcançando objetivos e o equilíbrio
A gestão de tempo também é essencial para o desenvolvimento profissional. No trabalho, ela pode aumentar nossa produtividade, melhorando as oportunidades de carreira, aumentos de salário e maior satisfação.
Contudo, é importante lembrar que a gestão de tempo não é sobre preencher cada minuto do dia com tarefas. Mas sim, se trata de encontrar um equilíbrio saudável entre trabalho, lazer e descanso.
A boa gestão do tempo nos permite viver de maneira mais plena, aproveitando cada momento, permitindo alcançar nossos objetivos de maneira mais eficiente e menos estressante.
Como fazer a gestão de tempo no trabalho?
Embora a gestão de tempo seja essencial em todas as áreas da vida, no trabalho ela é indispensável para aumentar a produtividade, reduzir o estresse e melhorar a qualidade das entregas.
Quando um profissional sabe organizar e priorizar suas tarefas, consegue fazer mais em menos tempo e com menos preocupações, o que resulta em um trabalho mais bem feito e em um ambiente de trabalho mais tranquilo e cooperativo.
Além disso, ele cumpre prazos com mais facilidade, o que aumenta a confiança de seus chefes e colegas e pode abrir portas para novas oportunidades e promoções.
Mas, diante de tantos benefícios, como é possível colocar a gestão de tempo em prática, afinal?
Veja algumas etapas simples para ajudar você a administrar melhor o seu tempo no trabalho:
1. Defina objetivos e metas
Definir objetivos e metas é essencial para fornecer clareza, direção, motivação e uma maneira de medir o progresso, facilitando a tomada de decisões e a priorização de tarefas.
Para serem eficientes, os objetivos devem ser específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazos definidos.
Uma técnica que pode ajudar é a “metodologia SMART”, que garante que os objetivos atendam a esses critérios e sejam temporais.
2. Planeje seu dia
Antes de começar o dia, faça uma lista de tarefas. Anote tudo o que precisa ser feito e organize de forma lógica.
Você pode usar uma agenda ou aplicativos como Todoist ou Trello, para ajudar a manter tudo em ordem.
3. Bloqueie tempo para tarefas específicas
Reserve períodos específicos do seu dia para trabalhar em determinadas tarefas.
Por exemplo, você pode decidir dedicar as primeiras duas horas da manhã para trabalhar em um projeto importante sem interrupções.
Essa técnica, chamada de “time blocking”, ajuda a garantir que você tenha tempo suficiente para concluir suas tarefas mais importantes.
4. Evite ser “multitarefa”
Fazer várias coisas ao mesmo tempo pode parecer eficiente, mas geralmente diminui a qualidade do trabalho e aumenta o tempo necessário para concluir tarefas.
Concentre-se em uma tarefa de cada vez até terminá-la, depois passe para a próxima.
5. Minimize distrações
Identifique e minimize as distrações no ambiente de trabalho. Isso pode incluir fechar a porta do escritório, colocar o telefone em modo silencioso ou usar fones de ouvido para bloquear ruídos.
6. Faça pausas regulares
Trabalhar sem parar pode levar ao esgotamento. Faça pequenas pausas durante o dia para descansar e recarregar.
A técnica Pomodoro é uma ótima maneira de fazer isso: trabalhe por 25 minutos e depois faça uma pausa de 5 minutos. Após quatro ciclos, faça uma pausa mais longa (vamos ver mais sobre ela a seguir).
7. Delegue tarefas
Não tente fazer tudo sozinho. Se você tiver colegas de equipe, delegue tarefas sempre que possível. Isso libera seu tempo para se concentrar nas mais críticas e permite que outras pessoas desenvolvam suas habilidades.
8. Revise e ajuste seu plano
No final do dia ou da semana, revise o que você conseguiu realizar. Isso ajuda a identificar o que funcionou bem e o que precisa ser ajustado. Use essas informações para melhorar o planejamento da próxima semana.
Quais são as melhores ferramentas de gestão de tempo?
Existem várias ferramentas excelentes de gestão de tempo que podem ajudar a organizar tarefas, priorizar atividades e aumentar a produtividade no trabalho.
Veja agora algumas das mais conhecidas:
- Trello: é uma ferramenta de gestão de projetos baseada em quadros visuais que permite organizar tarefas em listas e acompanhar o progresso de forma intuitiva.
- Asana: ideal para equipes, permite atribuir tarefas, definir prazos e colaborar em projetos, mantendo todos os membros atualizados sobre o status das atividades.
- Todoist: um aplicativo de lista de tarefas simples que permite criar listas de afazeres, definir lembretes e priorizar de forma personalizada.
- Google Calendar: uma ferramenta de calendário que ajuda a agendar compromissos, definir lembretes e organizar o tempo de forma eficiente, integrando-se facilmente com outras ferramentas do Google.
- Evernote: ideal para fazer anotações e manter um registro organizado de informações importantes com sincronização entre dispositivos.
- RescueTime: monitora automaticamente o tempo gasto em aplicativos e sites, fornecendo insights sobre hábitos de produtividade e sugerindo maneiras de melhorar o foco.
E quais são as melhores técnicas de gestão de tempo?
Na busca por um trabalho mais produtivo, as técnicas de gestão de tempo se tornam boas aliadas, mas com tantas opções disponíveis, qual a melhor para você?
Separamos aqui 5 delas para você implementar de forma prática no seu dia a dia:
1. Técnica Pomodoro
O que é: divida seu trabalho em blocos de 25 minutos de foco total, seguidos por pausas curtas de 5 minutos.
Benefícios: aumenta o foco, combate a procrastinação e impulsiona a produtividade.
Como usar:
- Utilize um cronômetro para definir os intervalos de 25 e 5 minutos.
- Durante o bloco de 25 minutos, mantenha o foco total na tarefa, sem distrações.
- Nas pausas de 5 minutos, levante-se, alongue-se e faça algo relaxante.
- Após 4 blocos de 25 minutos, faça uma pausa maior de 15 a 30 minutos.
2. Método Kanban
O que é: organize o fluxo de trabalho em colunas, separando as tarefas em “A fazer”, “Em andamento” e “Concluídas”.
Benefícios: aumenta a organização, facilita a colaboração e permite identificar gargalos no processo.
Como usar:
- Crie um quadro com três colunas: “A fazer”, “Em andamento” e “Concluídas”.
- Utilize cartões físicos ou digitais para representar cada tarefa.
- Inicie as tarefas na coluna “A fazer”.
- Ao iniciar uma tarefa, mova o cartão para a coluna “Em andamento”.
- Ao concluir uma tarefa, mova o cartão para a coluna “Concluídas”.
- Defina limites para o número de tarefas em cada coluna para evitar sobrecarga.
3. Getting Things Done (GTD)
O que é: organize tarefas em listas e defina ações para cada uma.
Benefícios: reduz a sobrecarga mental, aumenta a clareza e facilita a priorização de tarefas.
Como usar:
- Reúna todas as tarefas e ideias em uma lista principal.
- Processe cada item da lista principal, decidindo se deve ser:
- Eliminado: se não for importante ou necessário.
- Delegado: se outra pessoa puder realizar a tarefa.
- Acionado: se você precisa tomar uma próxima ação para concluir a tarefa.
- Agendado: se a tarefa tem um prazo específico.
- Organize as tarefas em listas de contexto (trabalho, casa, etc.) e por projeto.
- Revise suas listas regularmente e atualize o status das tarefas.
4. Método Eat the Frog
O que é: comece o dia concluindo a tarefa mais importante e desafiadora primeiro, “engolindo o sapo”.
Benefícios: aumenta a produtividade e a sensação de realização, além de liberar energia para as tarefas menores.
Como usar:
- Identifique a tarefa mais importante e desafiadora do seu dia.
- Dedique o primeiro período de trabalho, sem distrações, para concluir essa tarefa.
- Após concluir a tarefa principal, você terá mais energia e foco para as demais atividades do dia.
A nossa quinta dica de técnica de gestão de tempo é a Matriz de Eisenhower, que vamos ver em mais detalhes à frente.
Quais os melhores livros sobre gestão de tempo?
Existem vários livros excelentes sobre gestão de tempo que oferecem estratégias e práticas para melhorar a organização pessoal e a produtividade.
Reunimos aqui alguns dos melhores:
“Trabalhe 4 Horas por Semana” – Tim Ferriss
O livro “Trabalhe 4 Horas por Semana” é um best-seller escrito por Tim Ferriss, que está em sua terceira edição.
O livro apresenta um conjunto de ideias e estratégias para alcançar uma maior liberdade pessoal e profissional, enfatizando um estilo de vida mais equilibrado.
O autor propõe um novo modelo de trabalho que desafia a tradicional noção de sucesso baseado no trabalho árduo e longas horas.
Ele argumenta que é possível alcançar uma alta produtividade e sucesso trabalhando menos horas, desde que se utilize técnicas eficazes de automação, delegação e priorização de tarefas.
“168 Horas: Você tem mais tempo do que pensa” – Laura Vanderkam
O livro “168 Horas: Você tem mais tempo do que pensa”, de Laura Vanderkam, é um convite para repensar a forma como utilizamos nosso tempo diário. A autora desafia a percepção comum de que estamos constantemente ocupados e sem tempo suficiente para realizar o que desejamos.
Vanderkam argumenta que todos têm 168 horas por semana à disposição e, ao invés de nos concentrarmos nas restrições do tempo, deveríamos aprender a gerenciar e aproveitar melhor esse recurso precioso.
Ela sugere que, ao fazer uma análise honesta de como gastamos nossas horas, podemos descobrir tempo suficiente para dedicar a atividades como desenvolver habilidades pessoais, passar tempo com a família, fazer exercícios físicos ou até mesmo iniciar um novo projeto.
“O Monge que Vendeu sua Ferrari” – Robin Sharma
“O Monge que Vendeu sua Ferrari” é um livro escrito por Robin Sharma que combina elementos de ficção com ensinamentos de desenvolvimento pessoal e espiritualidade.
A história gira em torno de Julian Mantle, um advogado bem-sucedido que, após um colapso emocional e físico, decide vender todos os seus bens materiais, incluindo sua Ferrari, e buscar uma vida mais equilibrada.
O livro explora os ensinamentos que Julian recebe de monges sábios no Himalaia, que compartilham princípios fundamentais para uma vida feliz e plena.
Estes princípios incluem a importância de buscar propósito e significado além do sucesso material, a prática da disciplina pessoal, a valorização do tempo e a busca pelo autoconhecimento.
Além dos ensinamentos espirituais, o livro oferece insights sobre como alcançar sucesso pessoal e profissional, destacando a importância de cuidar do corpo, da mente e do espírito.
Também aborda a importância de viver no presente, cultivar relacionamentos e buscar constantemente o crescimento pessoal.
“Engole Já Esse Sapo!” – Brian Tracy
O livro “Engole Já Esse Sapo!”, de Brian Tracy, é um guia prático e direto sobre como superar a procrastinação e aumentar a produtividade.
O título vem de uma metáfora de Mark Twain que diz para começar o dia comendo um sapo vivo, o que simboliza a ideia de realizar a tarefa mais desafiadora e importante logo de manhã, para não adiar e procrastinar.
Tracy oferece 21 técnicas e estratégias específicas para ajudar os leitores a melhorarem sua gestão de tempo e realizar suas tarefas de forma mais eficiente.
O que é a matriz de gestão do tempo (Matriz de Eisenhower)?
A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta simples para ajudar a organizar tarefas com base em sua importância e urgência.
Ela divide as atividades em quatro grupos:
- Tarefas importantes e urgentes: são aquelas que precisam ser concluídas imediatamente.
- Tarefas importantes, mas não urgentes: são aquelas que podem ser agendadas para depois.
- Tarefas urgentes, mas não importantes: são aquelas que podem ser resolvidas rapidamente ou até mesmo delegadas.
- Tarefas nem importantes, nem urgentes: são atividades que podem ser eliminadas ou adiadas indefinidamente.
Benefícios: ajuda a identificar quais tarefas são mais críticas e organizar seu tempo de forma mais eficiente.
Como usar:
- Crie uma matriz com os quatro quadrantes em um papel ou ferramenta online.
- Liste todas as suas tarefas e classifique-as em um dos quadrantes.
- Concentre-se em concluir as tarefas do quadrante “Importante e Urgente” primeiro, seguido pelas dos outros quadrantes.
Além disso, para melhorar ainda mais sua gestão de tempo desenvolva uma mentalidade ágil. Saiba tudo sobre o tema em nosso ebook exclusivo!
