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Gestão por processos: o que é e como funciona

Gestão por processos foca na otimização e controle de atividades organizacionais, visando eficiência e alinhamento com os objetivos estratégicos.
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A maneira como uma empresa conduz as suas atividades é fundamental para o seu sucesso e sustentabilidade no mercado. Com a alta competitividade e uma constante necessidade de adaptação, é importante contar com uma base como a proporcionada pela gestão por processos.

Afinal, não faz mais sentido enxergar os setores de uma organização de forma isolada. Cada departamento tem um papel essencial, mas é a interação entre eles que realmente impulsiona o desempenho da empresa como um todo.

Essa é justamente a premissa da gestão por processos. Quer saber mais? Então, confira as informações destacadas neste artigo!

O que é gestão por processos?

A gestão por processos é uma abordagem que integra todas as áreas de uma empresa, fazendo com que elas funcionem juntas para alcançar objetivos comuns. Em vez de cada setor operar de forma independente, como antigamente, essa gestão promove a colaboração entre todos os departamentos.

Esse método permite identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar e melhorar os processos da empresa. Assim, ela consegue resultados mais consistentes e alinhados com suas metas estratégicas, além de aumentar a eficiência operacional.

Tradicionalmente, as empresas costumavam dividir seus departamentos de forma isolada, cada um com suas metas e responsabilidades. Foi com a implementação de metodologias como o Six Sigma que surgiu a ideia de uma visão mais sistêmica dos processos.

Na gestão por processos, os fluxos de trabalho são vistos como uma cadeia de valor, onde todas as áreas devem se comunicar e colaborar. Um exemplo é o planejamento financeiro, que precisa estar alinhado com outros setores, como vendas e produção para garantir bons resultados.

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Quais são os pilares do funcionamento da gestão por processos?

Para garantir que funcione da forma correta, a gestão por processos se baseia em pilares fundamentais que sustentam o seu gerenciamento.

A seguir, entenda quais são eles e o que cada um significa no contexto corporativo:

Visão sistêmica

Na gestão por processos, é essencial ver a empresa como um sistema integrado, em que todas as áreas e atividades estão conectadas. Essa visão garante que cada setor colabore com os demais, formando uma cadeia de valor eficiente.

Sem isso, a empresa corre o risco de operar de forma descoordenada, com cada departamento focando em suas próprias tarefas sem levar em consideração o impacto no todo.

Hierarquia e estrutura dos processos

A organização dos processos em uma hierarquia é um dos pilares fundamentais. As atividades principais da empresa são agrupadas como macroprocessos, enquanto as ações que apoiam esses macroprocessos são conhecidas como subprocessos.

Essa estrutura clara permite uma gestão mais eficiente e uma priorização adequada das tarefas, de modo que os erros em atividades essenciais sejam minimizados, garantindo o sucesso operacional.

Análise de indicadores

Um pilar essencial da gestão por processos é o uso de indicadores de desempenho para tomar decisões estratégicas. Por meio de dados confiáveis e relatórios completos, os gestores conseguem avaliar quais processos precisam de ajustes, onde estão os gargalos e como melhorar os resultados.

Esse monitoramento contínuo ajuda a empresa a se adaptar rapidamente às mudanças e a otimizar suas operações.

Melhoria contínua

Mesmo quando algo está funcionando, a gestão por processos busca sempre a melhoria contínua. Isso é importante para que a empresa acompanhe as mudanças do mercado, as tendências de consumo e a concorrência. 

Assim, a empresa está evoluindo e se adaptando constantemente, o que é essencial para o sucesso a longo prazo.

Adaptação interna e externa

A gestão por processos leva em consideração tanto o ambiente interno da empresa quanto o externo. Essa capacidade de adaptação é vital para garantir a competitividade e o crescimento a longo prazo.

Internamente, os processos precisam estar bem estruturados e alinhados com as tecnologias e recursos disponíveis. Externamente, a empresa deve estar preparada para adaptar seus processos às mudanças no mercado, como novas tendências, comportamentos dos consumidores ou a ação dos concorrentes.

Quais as vantagens da gestão por processos?

Cada vez mais empresas adotam a gestão por processos por conta dos benefícios que essa abordagem traz para sua operação e desempenho. Quer ver como isso pode se aplicar à sua dinâmica?

A seguir, confira quais são as principais vantagens da gestão por processos:

Aumento da produtividade

Ao otimizar os processos, as empresas conseguem trabalhar de forma mais eficiente. Ou seja, as equipes podem concluir mais tarefas em menos tempo, eliminando etapas desnecessárias. Como consequência, a produtividade aumenta e a organização consegue atingir suas metas mais rapidamente.

Decisões baseadas em dados

Com a gestão de processos, as decisões são tomadas com base em informações concretas. Isso é muito melhor do que se orientar apenas pela intuição ou achismos. Muito disso se deve à análise de dados, que permite que as equipes vejam o que realmente está funcionando e onde há problemas.

Transparência nas atividades

A gestão por processos proporciona uma visão clara das atividades dentro da organização. Assim, todos sabem exatamente quais são suas responsabilidades e como suas tarefas se encaixam no todo, além de contribuir para um ambiente de confiança entre colegas e lideranças.

Automação de tarefas repetitivas

Uma das grandes vantagens da gestão por processos é a possibilidade de automatizar tarefas que são repetitivas e que tomam tempo. Nesses casos, os colaboradores podem se concentrar em tarefas mais importantes e estratégicas, aumentando a criatividade e a inovação na empresa.

Melhor satisfação do cliente

Com todos os benefícios que você viu até aqui, o efeito direto é oferecer uma experiência mais positiva para os clientes, que se sentem mais satisfeitos e valorizados. Quando eles estão felizes, é mais provável que eles voltem e recomendem a empresa para outras pessoas.

Como aplicar a gestão por processos na empresa?

Para implementar a gestão por processos em uma empresa, o primeiro passo é deixar de lado a estrutura funcional tradicional, que separa os departamentos. É necessário mapear os fluxos de trabalho atuais para entender como as operações funcionam e suas relações com os objetivos do negócio.

Com isso, o próximo passo é transformar esses fluxos de trabalho. É fundamental reunir equipes de diferentes setores para discutir as possibilidades de integração e melhorias. Experimente utilizar uma ferramenta como a análise SWOT para identificar suas forças, fraquezas, oportunidades e ameaças.

A partir da transformação dos processos, é importante monitorar os resultados. Acompanhar o desempenho por meio de indicadores-chave (KPIs) como gestão de tempo, qualidade e custos ajuda a garantir que a integração dos fluxos de trabalho esteja funcionando.

No entanto, a implementação não significa que o seu trabalho terminou. É preciso fazer um monitoramento contínuo das suas métricas para identificar a necessidade de ajustes e oportunidades de melhorias conforme necessário, mantendo a eficiência da operação.

Vale lembrar também que a tecnologia é uma aliada fundamental na gestão por processos. Você pode otimizar esse trabalho a partir do uso de sistemas de gestão integrados que atendam às necessidades específicas do seu time.

Com base no que você aprendeu até aqui sobre gestão por processos, já ficou nítido o quanto essa abordagem pode transformar a dinâmica de uma empresa. Assim, é possível garantir a adaptabilidade e o crescimento sustentável em um mercado cada vez mais dinâmico.

E em qualquer tipo de gestão, entregar resultados positivos é imprescindível. Você sabe como ser uma liderança de sucesso? Leia nosso ebook exclusivo!

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