Produtividade no trabalho: guia para ser mais produtivo como profissional

O conceito de produtividade no trabalho tem diferentes perspectivas e significados ao longo da história. Dentre essas perspectivas, a mais popularizada é fruto da visão industrial, comparando a quantidade de produtos ou serviços produzidos com a quantidade de recursos utilizados. Pensamento que, essencialmente, se resume no “fazer mais com menos”.

No entanto, essa visão não reflete totalmente a natureza complexa e multifacetada da produtividade. É importante entender a diferença entre produção e produtividade, como explicado neste artigo do blog FRST. Nos negócios de hoje, mais relevante que a quantidade de produtos gerados em si é o resultado gerado por eles.

A produtividade, na visão atual, significa uma potencialização da geração de valor, utilizando-se de uma eficiência de recursos que não prejudique stakeholders importantes para o negócio, como a experiência do cliente, o meio ambiente e a sociedade em geral. Nesse caso, ao invés de “fazer mais com menos”, ela pode significar “fazer menos e melhor”.

Neste artigo vou explorar mais o que significa ter produtividade no trabalho e como se manter produtivo ao longo do dia.

O que é produtividade no trabalho?

Uma confusão comum ao falar de produtividade no trabalho é achar que pessoas muito ocupadas são produtivas. Porém, quando trazemos o conceito de geração de valor para esse contexto, precisamos refletir se essa ocupação de tempo realmente está alocada em atividades que geram valor para o negócio.

Muitas vezes, a pessoa está mergulhada em reuniões de alinhamento, burocracias e protocolos que não causam impacto nos indicadores estratégicos ou resultados de negócio.

Isso implica em identificar e priorizar as tarefas que contribuem significativamente para os objetivos estratégicos da empresa, em vez de se envolver em atividades sem propósito. Além disso, a produtividade envolve a otimização de processos e o aproveitamento máximo dos recursos disponíveis, resultando em uma maior eficiência operacional e melhores resultados.

E quando trazemos essa questão para a perspectiva individual, a produtividade também estará associada à capacidade de entregar valor, ou seja, do quanto aquela pessoa está capaz e capacitada para que suas atividades sejam produtivas.

Com “capaz”, quero dizer que ela esteja em um estado de bem-estar físico e mental. Com “capacitada”, que ela esteja com o conhecimento, ferramentas e habilidades necessárias para exercer bem a sua função.

Qual a importância de se ter produtividade no trabalho?

A importância da produtividade para as organizações é uma questão de sobrevivência. Organizações improdutivas simplesmente não são capazes de se sustentar a longo prazo, precisando de intervenções ou investimentos externos que não são garantidos. Com a concorrência, essas empresas perdem espaço para o mercado, perdem sua capacidade de investimento e colocam em risco toda a sua estrutura.

Muitas empresas, equipes e pessoas também acabam buscando a produtividade no trabalho “a todo custo”, focada totalmente no lucro e abrindo mão de indicadores importantes de bem-estar, sustentabilidade, satisfação do cliente, entre outros. Isso pode até funcionar num primeiro momento, mas não garante o sucesso no longo prazo.

Um estudo abordado no livro “Empresas Humanizadas“, de Raj Sisodia, David B. Wolfe e Jag Sheth, feito nos Estados Unidos, concluiu que as empresas humanizadas (com uma visão orientada aos diferentes stakeholders) desempenhavam resultados muito superiores às empresas tradicionais, num olhar de longo prazo, como você pode observar no gráfico comparativo abaixo:

Fonte: Sisodia, Wolfe e Seth, 2007.

Como aumentar a produtividade no trabalho?

Tanto na perspectiva individual quanto organizacional, o aumento da produtividade no trabalho precisa de uma abordagem holística que leve em consideração o aspecto processual (que garantirá processos produtivos) e o processo humano (que garantirá pessoas produtivas), sustentando 4 pilares-chave:

1. Bem-Estar: abrange a sua saúde física e mental (ou a de sua equipe). É essencial promover uma cultura de trabalho que permita tempo de descanso, um ambiente com relações de respeito e colaboração, salários e benefícios que viabilizem uma boa alimentação, cuidados com a saúde física e mental, sono e a realização de exercícios físicos. Uma pesquisa da Universidade da Califórnia identificou que trabalhadores mais felizes são 31% mais produtivos, 3 vezes mais criativos e vendem 37% mais que a média.
2. Autoconhecimento: quando uma pessoa conhece seus modos de trabalhar, seus pontos fortes, seus principais desafios, seus métodos de aprendizagem, suas preferências e seu propósito, ela passa a se tornar mais protagonista da sua produtividade. Colocando o autoconhecimento como prática contínua, buscando ativamente se tornar todos os dias uma melhor versão de si, a produtividade crescerá em conjunto.
3. Priorização e Organização: para gerar valor real, é fundamental que a pessoa ou a equipe tenha a capacidade de identificar e priorizar tarefas de acordo com sua importância e urgência. Ferramentas de gestão de tempo e técnicas de organização, como a matriz de Eisenhower e o método Pomodoro, podem ajudar os indivíduos a manter o foco nas atividades mais relevantes e a evitar a sobrecarga de trabalho.
4. Aprendizagem e Melhoria Contínua: a produtividade não é uma solução definitiva, é uma busca constante por aprendizado e aprimoramento e, por isso, é essencial para acompanhar as demandas de um mercado em constante evolução. Isso envolve a participação em treinamentos, workshops e cursos de desenvolvimento profissional, bem como a busca por feedbacks e a reflexão sobre experiências passadas. O compromisso com a melhoria contínua não apenas impulsiona o crescimento, mas também contribui para o sucesso a longo prazo. Esse artigo da FRST fala sobre as melhores estratégias para incentivar o aprendizado contínuo na empresa

O que evitar para não perder produtividade no trabalho?

O principal erro cometido pelas pessoas na busca por uma maior produtividade no trabalho é o que eu chamo da “síndrome do super-herói”.

A pessoa considera que é capaz de abraçar todas as tarefas, adquirindo uma carga excessiva de trabalho, sacrificando sua saúde física e mental, e relutando em delegar tarefas ou pedir ajuda por receio de parecer incapaz de alcançar os resultados desejados. 

Essa mentalidade pode levar a uma espiral de estresse, exaustão e insatisfação, com impactos negativos tanto para o indivíduo quanto para a empresa.

Olhando para os quatro pilares que elenquei previamente, é importante considerar:

1. Bem-estar: não negligenciar o cuidado com a saúde física e mental, ignorando sinais de estresse e esgotamento. Isso inclui não reservar tempo para o descanso adequado, não praticar atividades de relaxamento e não buscar apoio quando necessário.
2. Autoconhecimento: falhar em reconhecer as próprias limitações e necessidades e  a relutância em lidar com feedbacks podem levar a uma má administração do tempo e recursos. Isso inclui não identificar e trabalhar seus pontos fracos e áreas de desenvolvimento, e não adaptar continuamente sua rotina de trabalho conforme novas informações vão sendo descobertas.
3. Priorização e Organização: não conectar suas atividades com a estratégia e os objetivos organizacionais, não estabelecer prioridades claras ou não seguir um plano de trabalho bem definido pode resultar em desperdício de tempo e esforço. Isso inclui não utilizar ferramentas de gestão de tempo e projetos eficazes, não definir metas realistas e não dedicar tempo suficiente para planejar e organizar as atividades diárias.
4. Aprendizagem e Melhoria Contínua: se estagnar no desenvolvimento profissional e pessoal, deixando de buscar novas oportunidades de aprendizado e crescimento. Isso inclui não participar de programas de treinamento e desenvolvimento, não buscar feedbacks construtivos, não refletir sobre experiências passadas para identificar áreas de melhoria e se contentar com o “sempre foi assim”.

Como manter a produtividade no home office?

Existem dois desafios centrais a depender de como as pessoas encaram o home-office e ambas possuem relação com a rotina. De um lado, o desafio pode ser em conseguir manter suas horas produtivas mesmo com todas as outras responsabilidades e distrações da casa. Do outro, de conseguir separar a “vida pessoal” da “vida profissional” e não exagerar na quantidade de horas trabalhadas. Por isso, no contexto do home office, manter a produtividade requer disciplina e organização.

Algumas boas práticas para trabalhar em casa são:

1. Estabeleça uma rotina: defina horários regulares para iniciar e encerrar o trabalho. Isso ajuda a criar uma estrutura e a separar claramente o tempo de trabalho do tempo pessoal.
2. Crie um espaço de trabalho dedicado: procure um local tranquilo e confortável em sua casa para trabalhar, de preferência longe de distrações como a TV ou áreas de grande circulação.
3. Organize seu ambiente de trabalho: mantenha sua área de trabalho limpa e organizada, com todos os materiais e ferramentas necessárias ao alcance das mãos. Isso ajuda a manter o foco e a eficiência durante o trabalho.
4. Estabeleça metas e prazos: defina metas claras e objetivas para cada dia ou semana de trabalho e estabeleça prazos realistas para sua conclusão. Isso ajuda a manter o foco e a motivação ao longo do tempo.
5. Faça pausas regulares: não se esqueça de fazer pequenas pausas durante o dia para descansar e recarregar as energias. Isso pode incluir uma rápida caminhada, alguns minutos de alongamento ou simplesmente fechar os olhos por alguns instantes.
6. Mantenha-se conectado com colegas: mesmo estando em casa, é importante manter contato regular com colegas de trabalho. Isso ajuda a promover um senso de pertencimento e colaboração, além de facilitar a troca de informações e ideias.
7. Pratique o autocuidado: cuide de si mesmo, tanto fisicamente quanto mentalmente. Isso inclui praticar exercícios físicos, alimentar-se de forma saudável, manter uma boa higiene do sono e reservar tempo para atividades de lazer e relaxamento.
8. Evite distrações: identifique e minimize as distrações em seu ambiente de trabalho, como redes sociais ou tarefas domésticas. Mantenha o foco nas tarefas prioritárias e utilize técnicas de gestão de tempo para otimizar sua produtividade.
9. Avalie e ajuste: regularmente, avalie sua produtividade e identifique áreas que podem ser melhoradas. Esteja aberto a ajustar sua rotina e suas práticas de trabalho conforme necessário para alcançar melhores resultados.

Para complementar sua aprendizagem, acesse nosso artigo sobre como alcançar a alta performance profissional

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Klyns Bagatini, com 6 anos de experiência em Produtos Digitais, iniciou sua trajetória em 2018 gerenciando um produto B2B para mais de 800 organizações, expandindo suas habilidades até liderar a implementação de um Escritório Virtual, e coordenar a frente de resultados de exames para a plataforma de saúde Nav Dasa. Com 8 anos de experiência em Gestão, atua como consultor desde 2016, abrangendo projetos universitários e setor corporativo, com destaque para parcerias com empresas renomadas. Além disso, possui uma década de experiência como líder, desde a presidência da empresa júnior da escola de engenharia da USP até ser eleito líder da Confederação Nacional de Empresas Juniores entre 2016 e 2018, destacando-se pela estruturação e liderança de equipes.