Se o mundo mudou a forma de se comunicar, também precisamos mudar (e urgente!)

21/10/2023
diversidade e inclusão

Seja você quem for, tenho certeza de que algo mudou em você e em sua forma de trabalhar nos últimos meses.

Muito além de mudar infraestrutura e uso de espaço físico, todos nós mudamos a dinâmica do dia a dia. Vivemos uma transformação na forma de viver e trabalhar sem antes igual na história. O mundo parou para ficar em casa. Aos poucos retornamos, mas ainda de forma incerta. Estamos exatamente em um momento que nos obriga a olhar para um horizonte de incertezas e vulnerabilidades.

No meio de tudo isso algo de extremo valor parece que se perdeu no caminho: a forma de nos comunicarmos.

Entendendo que empresas são aglomerados de pessoas e não um conjunto de paredes, noto que pouco foram aquelas pessoas que de fato se preocuparam em buscar uma melhor forma de comunicação com seu grupo. Poucas pessoas colocaram a comunicação como uma das ferramentas mais importantes para manter o engajamento em alta, mesmo à distância.

As empresas adotaram videoconferências e passaram a acreditar que quanto mais reunião fizessem melhor seria a comunicação. E as pessoas que adotaram isso como regra, no intuito de melhorar a comunicação, acabaram gerando um stress sem igual na história.

Eu acredito no oposto disso! Para mim, reunião apenas quando necessário. E nesse sentido escrevo esse arquivo. Precisamos ainda sofrer melhorias para que o trabalho remoto, agora híbrido para algumas empresas, flua melhor. A comunicação precisa de ajustes!

Por mais desafiador que que isso possa parecer, há de se admitir que esse já era um movimento previsto para os próximos anos. Antecipamos isso com a pandemia, mas já sabíamos que isso iria acontecer com a consolidação da Indústria 4.0 e da iminente revolução nas dinâmicas de trabalho por tecnologias de automação, armazenamento em nuvem e compartilhamento de dados. Nós não nos preparamos, essa é a verdade. Era evidente que aos poucos, a tendência das companhias seria exatamente a de economizar em estrutura para investir em tecnologia e praticidade nas relações de trabalho. Algumas empresas já vinham, inclusive, adotando medidas remotas de comunicação e execução de tarefas muito antes da crise.

Abaixo registro algumas dicas para evitar problemas como esgotamento com excesso de reuniões, desencontro de informações, diretrizes mais claras e queda no rendimento da equipe. Tudo absolutamente possível de ser praticado por nós humanos. Eu juro.

  • Padronize o diálogo com a equipe e evite os chamados “ruídos” na comunicação. Crie um espaço para isso semanalmente. Eliminar esses ruídos é a maneira mais certeira para aprimorar o diálogo interno e garantir que as informações cheguem às pessoas corretas e sem sofrer mudanças no meio do caminho.
  • Tenha cuidado no envio de mensagens diretas. Isso no mundo virtual é uma ilusão. Quando você envia uma mensagem privada, acredita que apenas uma pessoa deve ter acesso àquela informação. Não é verdade. O envio da mensagem precisa estar no ar. Por isso, o ideal é optar por mensagens que cheguem ao mesmo tempo e da mesma forma para toda a equipe. Evite o paralelo.
  • Estabeleça um calendário de reuniões periódicas e otimizadas – As reuniões online se tornaram essenciais com a adoção do trabalho remoto diante da restrição no contato pessoal da equipe. O problema é a quantidade e a falta de assertividade nesses encontros que se tornam longos e improdutivos. Para evitar que isso aconteça, é preciso que exista uma periodicidade nas reuniões e que sejam bem planejadas. Lembrem-se da premissa: menos é mais.

A ideia é otimizar o tempo com data e duração das reuniões pré-definidas, assim como a pauta e quais profissionais devem participar.

Além de, claro, respeitar os horários de almoço do seu time.

  • Evite mensagens fora do horário de trabalho – A rotina de comunicação deve obedecer o horário de trabalho da equipe. E isso deve ser feito não só para obter regras legais, mas também para evitar possíveis ruídos que mensagens enviadas fora do expediente podem provocar. Uma informação importante, mas que é transmitida em um domingo à tarde, por exemplo, pode se perder entre outras tantas notificações, mensagens, e-mails. O respeito é válido também na vida remota. E um bom profissional não está disponível 24h por dia.
  • Transparência não significa dizer tudo, a toda hora, para todos ao mesmo tempo. Tenha cuidado com as palavras, especialmente as escritas.
  • O hábito da comunicação assíncrona ainda está longe de ser adotado por muitas pessoas nas empresas. As pessoas querem falar, falar e falar.

As informações precisam estar disponíveis, acessíveis, buscáveis e contextualizada para todos. E não centrada na mão de alguns poucos colegas, os gestores.

É preciso que todos trabalhem de qualquer lugar e sem ruídos. Utilize ferramentas para organizar e determinar tarefas – Não faltam ferramentas online e aplicativos que ajudam as empresas na gestão do negócio à distância. Com esses recursos é possível montar um calendário com tarefas, determinar atividades, acompanhar o rendimento de um projeto específico, estabelecer mapas com futuras ações e criar gráficos para mensurar resultados.

  • WhatsApp informa, não comunica. Use com moderação. Aliás, se der, não use para delegar ou cobrar tarefas. Os grupos são um dos maiores desperdiçadores de tempo que temos no mundo remoto. Escolha um canal único de comunicação. Evite duplicidade.
  • Reuniões não substituem os encontros individuais (online) com seu colaborador. Então mantenha o contato humano. Atue de coração para coração. O computador é apenas o meio. Não esqueça quem está do outro lado jamais. Dessa forma plataformas e arquivos ainda não realizam feedbacks.
  • E por fim, empatia continua sendo o exercício diário de todos nós.

Espero de verdade, caro leitor, ter lhe sensibilizado sobre mudanças que precisam ser feitas. Em cada um de nós.

Comunicação é para mim, a arte da escuta e não da fala. E no mundo virtual acabamos por perder um pouco dessa nossa capacidade. Então ao se encontrar com outra pessoa, dedique tempo a escutar.

A boa comunicação é uma habilidade fundamental para as lideranças da sua empresa. Além dela, é essencial que o desenvolvimento de líderes seja orientado à solução de problemas. Que tal acelerar a performance e construir líderes de alto impacto para o seu negócio? Agende um bate-papo conosco e descubra como podemos te ajudar nisso!

Sobre a autora: Cintia Menegazzo é mentora FRST, psicóloga, coach internacional e especialista em Treinamento e Desenvolvimento, Segurança Psicológica Educação e Mudanças Comportamentais. Com mais de 24 anos de experiência nas mais diferentes experiências organizacionais, é também idealizadora do projeto Gestão Remota de A a Z e co-autora do livro “Gestão do Tempo e Produtividade”.

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