A definição de problemas na solução ágil de desafios 

29/05/2024

André sempre foi o melhor vendedor de sua região e, por isso, foi promovido a supervisor. Ao assumir seu novo cargo, o gerente regional lhe apresentou uma realidade desconhecida: os resultados dos demais vendedores eram bem inferiores aos seus, e as vendas da regional não iam bem. 

Ao saber da performance ruim, ele rapidamente analisou as atividades de seus colegas, agora seus liderados, e percebeu que o número de visitas era inferior ao que ele fazia quando era vendedor. André concluiu que o problema era a quantidade insuficiente de visitas a clientes potenciais. 

Ele definiu uma meta geral de visitas para o time, montou um plano de ação e acompanhou diligentemente sua execução. No entanto, após dois meses, embora houvesse uma melhoria na quantidade de visitas, os resultados não melhoraram. A hipótese de que aumentar as visitas melhoraria os resultados estava errada. 

Neste artigo, vamos discutir o que é necessário para uma boa definição de problema, o primeiro passo para alcançar os resultados desejados. 

Objetivos devem ser claros 

Mas antes, vale refletir sobre porque André não obteve sucesso em sua primeira abordagem. Agimos para atingir objetivos: treinar para vencer, estudar para entrar na universidade, poupar para comprar uma casa. 

Essas ações devem ser bem definidas para evitar resultados indesejados ou frustração. O fim define os meios. É importante acertar no conceito de fins e meios: o objetivo não é treinar, é vencer; não é estudar, é ingressar na universidade; não é poupar, é adquirir o bem desejado. 

Deixar claro os objetivos reais, alinhados com a estratégia da organização, garante que as ações corretas serão tomadas para alcançar os resultados desejados. André precisa estabelecer a diferença entre a situação atual e o resultado desejado, definindo de forma clara e focada nos fins de sua atividade. 

Princípios para uma boa definição de problemas 

Uma boa definição de problemas segue alguns princípios básicos: 

  1. Definido nos fins e não nos meios das atividades. 
  1. Atrelado a um indicador de resultado que comunica claramente a meta a ser atingida. 
  1. Considera algo que você possui autonomia para resolver e é relevante para você e sua organização. 
  1. Sempre que possível, é desdobrado para o time. 

No caso de André, a quantidade de visitas é um meio importante para vender, mas não é a finalidade. A função do seu time é entregar boas vendas, não simplesmente visitar clientes. É possível aumentar as vendas reduzindo a quantidade de visitas, se a taxa de conversão ou o ticket médio aumentar, por exemplo. Portanto, o problema é aumentar o volume de vendas. 

Redefinindo o problema: foco nos fins 

André deve definir seu problema, como aumentar o volume de vendas em 30% até o final do ano. Esta é sua primeira grande mudança de abordagem: definir problemas focados nos fins. 

Para ter sucesso, ele deve deixar claro para o time a contribuição de cada um para a solução do problema. Quebrar o problema em partes significa definir metas individuais de vendas, permitindo que André avalie com cada vendedor a abordagem mais adequada para aumentar suas vendas. 

Por exemplo, para uma pessoa do time, construir um relacionamento mais próximo com seus clientes pode melhorar a conversão de vendas; para outra, investir em treinamento pode ser a estratégia correta. 

Com um problema bem definido, André está pronto para os próximos passos: perguntar a si mesmo e ao time quais são as causas das vendas menores e quais hipóteses testar para melhorar o desempenho. 

E quanto a você, como passará a definir e desdobrar um problema visando os resultados esperados? 

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Marcelo Simões é mentor da FRST e atua há mais de uma década com consultorias no Brasil, EUA e Europa. É Diretor de Operações e sócio da PLAN.

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