“A sabedoria da vida consiste em eliminar o que não é essencial.” Com esta frase de Lin Yutang, filósofo e inventor chinês, eu pergunto: o que seria essencial para você?
Por que tantas pessoas inteligentes e capazes caem nas garras do que não é essencial? Vamos analisar uma história fictícia, mas que ilustra muito bem essa realidade.
O dilema de Sam Elliot
Sam Elliot, um competente executivo do Vale do Silício, se viu sobrecarregado depois que sua empresa foi adquirida por outro grupo maior e burocrático. Ele estava decidido a se sair bem em seu novo papel, então, sem pensar direito, disse “sim” a muitos pedidos.
Como resultado, passava o dia inteiro correndo de uma reunião para outra, tentando cumprir todas as tarefas. Conforme o estresse aumentava, a qualidade do seu trabalho caía. Era como se estivesse se dedicando mais justamente às atividades menos importantes.
O seu desempenho se tornou insatisfatório para si e decepcionante para aqueles que tanto queria agradar. Ele procurou um amigo que lhe deu o seguinte conselho: “Você já pensou em fazer o que um consultor faria?” Em outras palavras, o amigo sugeriu a só fazer o que ele considerasse essencial.
O executivo seguiu o conselho, reduziu sua participação em tarefas burocráticas e começou a dizer “não” a agendas desnecessárias. A princípio, ele começou a avaliar os pedidos conforme o seguinte critério: 1) será que consigo atender a este pedido com o tempo e os recursos de que disponho? Quando a resposta era não, ele recusava. E depois, estimulado por pequenas vitórias, ele foi um pouco mais além: 2) essa é a coisa mais importante que eu deveria fazer com o meu tempo e os meus recursos neste momento?
A filosofia do essencialismo
Para sua surpresa, a experiência não teve repercussões negativas. Ele não foi punido pelo chefe nem criticado pelos colegas. Neste exemplo, está proposta a ideia básica do livro “Essencialismo: A Disciplinada Busca por Menos“, de Greg McKeown.
O autor diz que só quando nos permitimos parar de tentar fazer tudo e de dizer “sim” a todos é que conseguimos oferecer a nossa contribuição máxima àquilo que realmente importa.
O caminho do essencialista rejeita a ideia de que se pode fazer tudo; para ele, dizer “não” mais vezes é necessário. O caminho deve seguir um propósito e não um fluxo. E você, quantas vezes já respondeu sim a um pedido, sem pensar direito ou pensando em agradar?
Multitarefas e produtividade
Nos últimos anos, passamos por grandes transformações digitais que mudaram a forma como vivemos e trabalhamos. Somos comumente cobrados por produtividade e erroneamente associamos produtividade com a execução de múltiplas tarefas ao mesmo tempo, o que hoje é conhecido como multitarefas.
Essa habilidade tem sido amplamente aceita e disseminada como uma competência essencial para quem deseja se destacar no mercado de trabalho. Porém, já existem diversos estudos comprovando que realizar várias demandas simultaneamente nos deixa estressados e diminui nossa capacidade de concentração e produtividade.
Realizar várias atividades ao mesmo tempo exige que nosso cérebro mude de atenção rapidamente, levando ao esgotamento dos nossos recursos. E assim terminamos o dia de trabalho super cansados e com a sensação de não ter concluído todas as pendências.
Gestão do tempo: a técnica Pomodoro
Rafael, gerente de vendas de uma empresa onde atuei como consultora, vinha se sentindo esgotado e, ao mesmo tempo, frustrado por não concluir todas as pendências.
O dono da empresa gostava muito do trabalho executado por ele, mas se queixava do fato dele não entregar relatórios, o que acabava comprometendo a gestão de indicadores da área.
Nas reuniões, Rafael ficava sem embasamento para as discussões e sem conseguir responder por que algumas metas não eram cumpridas, já que o acompanhamento dos indicadores não acontecia regularmente.
Rafael também se queixava da falta de tempo, dizendo que ou coordenava a equipe de vendas ou fazia relatórios. As tarefas eram muitas, estavam se acumulando e os relatórios acabavam ficando de lado.
O que começamos a trabalhar nas mentorias foi uma técnica simples, a do Pomodoro. Sabe aqueles relógios de cozinha em forma de tomate? Eles marcam tempos de 25 em 25 minutos e a técnica consiste nisso: você trabalha por 25 minutos, descansa por 5 e retoma por mais 25 minutos.
Mesmo que não queira, você para e depois retoma sem interromper. Ao final de quatro “Pomodoros” de 25 minutos, você descansa por 15. A expectativa da técnica é trabalhar na redução da ansiedade causada por distrações e altas cargas de atividades durante o dia. A atenção focada permite maior concentração e evita desvios, trazendo uma melhor gestão do tempo.
Aplicando técnicas de gestão do tempo
Para começar a usar essa ou mesmo qualquer outra técnica, estabeleça objetivos a serem alcançados. Antes de começar o dia ou mesmo na noite anterior, liste o que precisa fazer. Seja realista, evitando tarefas impossíveis.
Depois disso, foque no que precisa ser feito e evite distrações. Nunca aconteceu de você ir olhar algo no celular e se perder por ali por algumas horas sem nem se dar conta?
Quanto ao Rafael, ele começou a organizar melhor o seu tempo e conseguiu entregar os relatórios. Mesmo muito adepto às tecnologias digitais, comprou um caderno para fazer as listas e anotar as distrações inevitáveis, como dar aquela olhadinha nas redes sociais. Assim, conseguiu organizar melhor o seu tempo e entender onde ele era perdido. As reclamações diminuíram e veio até uma promoção.
Existem várias técnicas e ferramentas, e você mesmo pode criar a sua. Elimine o que não é essencial e comece a ter tempo para o que é realmente importante para você. Que tal focar e experimentar algo para gerir melhor o seu tempo e contribuir para a sua produtividade?
Por isso, leia agora como um mindset ágil pode ajudar na sua produtividade e entrega de resultados!
Vivian de Albuquerque é jornalista por formação, marketeira por especialização e treinadora e facilitadora por paixão. Tem se dedicado cada vez mais à formação de pessoas cujo desejo é fazer a diferença por onde passam. Atua como facilitadora no Seminário Empretec (ONU) e possui certificação como Master Coach Ontológico.
