Mapeamento de processos: o que é, como e por que fazer

21/10/2023

Você já se perguntou como o mapeamento de processos pode ser fundamental para desvendar as operações da sua organização e impulsionar o sucesso do seu negócio?

Essa técnica é amplamente utilizada pelas empresas que querem compreender como os processos funcionam e onde podem melhorar, garantindo mais eficiência operacional e elevando a produtividade dos times.

Além disso, o mapa de processos é uma ferramenta importante para a comunicação e colaboração entre as equipes.

Isso porque ao visualizar os processos, elas podem entender melhor como contribuem para o resultado final, o que também pode levar a uma melhor performance.

Quando integrado às metodologias ágeis, o mapeamento de processos se torna ainda mais relevante. Você sabe por quê?

Continue lendo e descubra mais detalhes sobre os mapas de processo, por que eles são tão importantes, quais os benefícios para sua empresa, seis passos práticos para aprender a construí-los e qual a relação entre o mapeamento de processos e as metodologias ágeis.

O que é o mapeamento de processos?

O mapeamento de processos é uma técnica que ajuda a organizar e compreender todas as etapas de um processo dentro da organização.

Essa ferramenta pode ser utilizada para mapear desde atividades simples, como o fluxo de atendimento ao cliente, até aquelas mais complexas como a gestão da cadeia de suprimentos de uma empresa global.

Ao mapear processos, utiliza-se recursos visuais e textuais, como os fluxogramas. Assim, as organizações conseguem obter uma visão clara do começo, meio e fim de cada tarefa, além de identificar os responsáveis por cada fase.

A técnica pode ser aplicada em todas as tarefas e departamentos organizacionais. E você sabia que ela é bastante utilizada na gestão de projetos? Isso porque é possível visualizar a necessidade de recursos e mão-de-obra para iniciar e entregar o projeto com sucesso.

Qual a importância do mapeamento de processos?

A importância de mapear processos vai muito além de garantir uma visualização completa de cada tarefa.

Na verdade, essa ferramenta auxilia as empresas em diversas frentes, tais como:

  • Permite identificar ineficiências: revela falta de eficiência, agilidade e gargalos nos processos existentes, facilitando a tomada de medidas para otimizá-los.
  • Promove a melhoria da comunicação e colaboração: permite que todos compreendam o que e como deve ser feito, além dos papéis e responsabilidades de cada um, potencializando a colaboração e evitando ruídos na comunicação entre os setores.
  • Fornece base para automação: traz clareza do processo completo, diminuindo falhas e retrabalho na mudança para a automação.
  • Favorece conformidade regulatória: ajuda a garantir que os setores regulamentados estejam em conformidade com as legislações, normas e regulamentos.

Quais os benefícios do mapeamento de processos?

Certamente você já percebeu que essa técnica ajuda na eficiência operacional e na melhoria da compreensão dos processos organizacionais como um todo.

Mas o mapa de processos garante muitos outros benefícios para as empresas, confira os principais:

  1. Melhoria da qualidade: ao identificar e documentar os processos, as organizações podem identificar áreas onde a qualidade pode ser aprimorada, reduzindo erros e retrabalho.
  1. Redução de custos: ao perceber atividades desnecessárias, é possível reduzir recursos.
  1. Padronização de processos: estabelecer padrões e procedimentos consistentes em toda a organização garante mais eficiência, especialmente em empresas com várias filiais ou equipes.
  1. Treinamento de colaboradores: quando os processos estão construídos e revisados, servem de material de treinamento para novos funcionários, seja para a integração ou para facilitar a compreensão dos processos da empresa.
  1. Gestão de mudanças: em períodos de mudança, ajuda a avaliar seu impacto nos processos existentes e a planejar a transição de maneira eficaz.
  1. Inovação e agilidade: o mapeamento de processos ajuda as organizações a se adaptarem mais rapidamente às mudanças no mercado, permitindo uma maior agilidade e inovação.
  1. Apoio à governança corporativa: ajuda as organizações a cumprirem práticas de governança e a estabelecerem responsabilidades claras.

Leia também: Liderança na Era Digital: quais habilidades são fundamentais para o líder em tempos de transformação e inovação?

Quais as principais metodologias de mapeamento de processos?

Existem diversas metodologias de mapeamento de processos. Escolher qual utilizar dependerá da complexidade do processo, dos objetivos de mapeamento e das necessidades específicas da sua organização.

A seguir listamos os principais métodos:

1) Fluxograma

Talvez este método seja familiar para você, pois o fluxograma simples é um dos exemplos de mapeamento amplamente usado pelas empresas.

Eles usam símbolos e linhas para representar atividades, decisões, entradas e saídas em um processo. Os símbolos variam de acordo com o tipo de atividade, como retângulos para tarefas, losangos para decisões e setas para fluxos.

Apesar de serem simples de criar e interpretar, os fluxogramas podem não ser a melhor escolha para processos extensos, pois quanto maior, mais complexo ele fica visualmente.

2) UML (Unified Modeling Language):

Embora a UML (Linguagem de Modelagem Unificada) seja mais conhecida por modelar sistemas de software, ela também pode ser usada para mapear processos de negócios.

A UML utiliza diagramas, como o diagrama de atividades, para representar as etapas de um processo e as interações entre elas.

A exemplo de uso em outros segmentos, podemos mapear o processo de fabricação de produtos em uma linha de produção industrial, ilustrando as atividades realizadas por um operador de máquina durante o processo de fabricação e como essas atividades estão interconectadas.

3) VSM (Value Stream Mapping):

O VSM (Mapeamento do Fluxo de Valor) é uma técnica popular na metodologia Lean, que visa eliminar desperdícios em processos de produção e fornecimento.

O Lean é uma das metodologias ágeis, assunto que também tratamos mais ao final deste conteúdo. Continue lendo para saber mais sobre os métodos ágeis.

Voltando ao VSM, ele se concentra em representar o fluxo de valor, identificando atividades que agregam ou não valor ao cliente.

A metodologia usa símbolos específicos para representar processos, estoques, ciclos de tempo e fluxo de informações, permitindo identificar ineficiências e oportunidades de melhoria.

Para exemplificar, imagine uma empresa do segmento de varejo que usou o VSM para otimizar o processo de abastecimento de produtos. A equipe identificou atrasos na entrega, excesso de estoque e problemas de comunicação como desperdícios.

Após a implementação das melhorias, houve redução nos atrasos, melhor gestão de estoque e maior satisfação dos clientes, resultando em um processo mais eficiente e rentável.

4) BPMN (Business Process Model and Notation):

O BPMN (Modelo e Notação de Processos de Negócios) também faz parte dos exemplos de mapeamento amplamente usados, oferecendo um conjunto de símbolos e convenções que representam processos, atividades, fluxos, eventos e decisões.

Esse método é bastante eficaz para documentar processos complexos de negócios, sendo também compatível com ferramentas de automação de processos.

Como o BPMN atua no departamento de logística de uma empresa multinacional, por exemplo, que deseja otimizar o processo de gerenciamento da cadeia de suprimentos global?

Isso abrange desde o recebimento de pedidos até a distribuição de produtos, com decisões baseadas em critérios como urgência e estoque disponível.

O BPMN proporciona maior eficiência, coordenação e visibilidade em toda a cadeia de suprimentos, resultando em entregas mais rápidas e eficazes para clientes globais.

5) SIPOC (Supplier, Input, Process, Output, Customer):

O SIPOC é uma ferramenta simples que se concentra nos elementos essenciais de um processo, mapeando-o em cinco partes principais – fornecedores, entradas, processo, saídas e clientes (que compõem a sigla SIPOC) – e entendendo como elas se relacionam.

É especialmente útil no início de projetos de melhoria de processos, pois ajuda a definir o escopo e a compreender o contexto do processo.

No setor de fabricação de automóveis, por exemplo, o SIPOC pode ser empregado na montagem de veículos. Os fornecedores vendem peças (supplier e input), que passam por etapas como soldagem, pintura e montagem (process).

O resultado é a produção de veículos prontos (output) para entrega aos clientes finais e concessionárias (customer).

O SIPOC ajuda a mapear a cadeia de valor, melhorar a eficiência e garantir que os veículos atendam às expectativas dos clientes no setor automotivo.

Como fazer mapeamento de processos: 6 passos para começar

Agora que você já conhece as principais metodologias, confira seis passos para fazer o mapeamento de processos na prática:

1) Identifique o processo

Comece selecionando o processo que deseja mapear, considerando a relevância para os seus objetivos de melhoria ou desenvolvimento de negócios.

Por exemplo, um problema de baixa qualidade no processo de produção é significativo, já que pode impactar na rejeição de produtos por causa de defeitos, resultando em custos elevados e perda de clientes.

2) Defina os objetivos

Ter metas claras ajuda a manter a direção durante todo o processo. Por isso, determine o que você espera alcançar com o mapeamento, como redução de custos, melhoria da qualidade, aumento da eficiência entre outros indicadores de sucesso.

Seguindo o exemplo anterior, imagine que a meta seja reduzir as taxas de defeito no processo de produção em 20%. Esse deverá ser o foco na construção do mapa de processos.

3) Verifique as partes interessadas

Identifique as partes envolvidas no processo, incluindo os iniciadores, os executores e os beneficiários finais, e entenda as perspectivas de cada um.

Pensando no problema citado no primeiro passo, podemos dizer que as partes interessadas são as equipes de produção, controle de qualidade e clientes.

4) Colete dados

Reúna informações detalhadas sobre o processo, como:

  • Documentos;
  • Entrevistas com membros da equipe;
  • Observações diretas;
  • Análise de dados já existentes.

Quanto mais dados você tiver, mais completa será a representação do processo.

5) Faça o mapa de processos visual

Nesta etapa, você pode usar recursos visuais, como fluxogramas ou diagramas, para criar uma representação clara do processo, entendendo melhor as etapas, decisões e fluxos.

Aqui é onde você começa a construir o processo em si, por isso, é essencial identificar possíveis gargalos e melhorias.

6) Documente de forma detalhada

O objetivo principal deste passo é capturar todos os detalhes do processo. Por isso, documente cada etapa de maneira minuciosa. Indique entradas, saídas, responsabilidades, prazos e outros detalhes relevantes.

Isso pode incluir procedimentos, regulamentos, normas, formulários e outras informações específicas relacionadas a cada etapa.

Qual a relação entre mapeamento de processos e metodologias ágeis?

Embora sejam abordagens distintas, o mapeamento de processos e as metodologias ágeis têm o mesmo objetivo: otimizar operações, promover a eficiência e impulsionar a inovação.

Você conhece as metodologias ágeis? Elas se baseiam em princípios como colaboração, entrega incremental, feedback contínuo e a capacidade de responder rapidamente às mudanças.

O Scrum e o Kanban, por exemplo, são métodos conhecidos por sua flexibilidade e capacidade de adaptação.

Nesse sentido, o mapa de processos é o primeiro passo para melhorar a eficiência e a qualidade das operações de uma organização. É o processo de identificar os “caminhos” existentes antes de melhorá-los.

Assim, ao implementar metodologias ágeis, as organizações podem aplicar as descobertas do mapeamento de maneira eficaz.

Ao mesmo tempo, as empresas podem utilizar os princípios ágeis para promover a melhoria contínua, ajustando os processos ao longo das entregas.

Isso permite que as equipes respondam às mudanças nas demandas dos clientes e do mercado com agilidade.

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