O contexto empresarial é marcado pela complexidade, o que significa que nem sempre os problemas enfrentados são identificados de forma objetiva. Por vezes, é difícil saber por onde começar quando tantos desafios se apresentam.
Por isso, líderes se beneficiam com o uso de metodologias que ajudem na identificação de erros, potencialidades e outros elementos que orientem a tomada de decisão.
A Matriz GUT é uma dessas ferramentas de gestão que ajudam empresas a priorizar problemas e planejar ações estratégicas de forma mais estruturada.
Entenda em detalhes o que é a Matriz GUT, como ela funciona e como pode ser aplicada de forma eficaz na sua empresa com este artigo completo!
O que é matriz GUT?
A Matriz GUT é uma ferramenta de gestão que ajuda a priorizar problemas e planejar ações estratégicas para redução de erros.
Assim como outras metodologias, como a análise SWOT, essa matriz permite uma visão estruturada dos problemas, levando em consideração o impacto que cada um tem sobre a organização e sua tendência a piorar ao longo do tempo.
A partir dessa análise, os líderes podem priorizar os problemas mais críticos e desenvolver planos de ação adequados para lidar com cada um deles de forma eficaz.
Quais são os três elementos que compõem a matriz GUT?
A Matriz GUT é orientada por três elementos básicos:
- Gravidade (G): refere-se ao impacto que um problema gera nos resultados de uma empresa. Quanto maior a gravidade, mais sério é o problema;
- Urgência (U): considera o tempo disponível para resolver o problema e a rapidez com que ele pode se agravar caso não seja tratado imediatamente;
- Tendência (T): avalia a tendência de evolução do problema ao longo do tempo, ajudando a determinar se o problema pode se tornar mais difícil de ser resolvido no futuro.
Esses três elementos são avaliados e classificados em uma escala de pontuação geralmente de 1 a 5, sendo 1 o menor impacto, urgência ou tendência, e 5 o maior.
A pontuação dessas variáveis é então multiplicada para gerar um índice geral que classifica a prioridade do problema ou situação na Matriz GUT, como veremos no cálculo prático a seguir.
Como calcular a matriz GUT?
A Matriz GUT pode ser elaborada em poucos passos e seu cálculo é relativamente simples. Acompanhe as etapas.
Identifique os problemas ou situações
Liste todos os problemas ou situações que precisam ser analisados e priorizados. Isso pode incluir questões internas da empresa, demandas de clientes, entre outras questões.
Atribua pontuações
Para cada problema identificado, atribua uma pontuação de 1 a 5 para cada critério, Gravidade, Urgência e Tendência, avaliando a intensidade de cada um. A classificação pode seguir o seguinte esquema:
No fator ‘gravidade’, temos:
- Não é grave;
- Pouco grave;
- Grave;
- Muito grave;
- Extremamente grave, tendo que ser resolvido de forma imediata.
Já para o fator ‘urgência’, a classificação pode ser:
- É possível esperar;
- Pouco urgente;
- Urgente no curto prazo;
- Muito urgente;
- Extremamente urgente, tendo que ser resolvido de forma imediata.
Para ‘tendência’, temos:
- Não vai mudar com o passar do tempo;
- Vai piorar no longo prazo;
- Vai piorar no médio prazo;
- Vai piorar no curto prazo;
- Vai piorar rapidamente.
Calcule a matriz GUT
Multiplique as pontuações de Gravidade, Urgência e Tendência de cada problema analisado, seguindo a fórmula G x U x T. O resultado dessa multiplicação é o índice GUT desse desafio. Por exemplo:
- Uma empresa identificou dois grandes problemas: altíssimo índice de devoluções de produtos e problemas na matéria-prima do principal fornecedor;
- O primeiro problema foi avaliado como: 4 (gravidade); 4 (urgente) e 3 (tendência);
- Com a fórmula temos: 4 x 4 x 3 = 48;
- Já o segundo, foi avaliado da seguinte forma: 5 (gravidade); 5 (urgente) e 4 (tendência);
- Assim: 5 x 5 x 4 = 100.
Como aplicar a matriz GUT na prática?
Como vemos no exemplo acima, o resultado da Matriz GUT nos indica que o problema da falha na matéria-prima deve ser resolvido de forma prioritária e, depois, a questão das devoluções.
Ao identificar problemas e organizá-los de acordo com seus índices GUT, do maior para o menor, é possível apontar quais são os mais críticos, que precisam de atenção imediata, e quais podem ser tratados posteriormente.
Com os problemas priorizados, desenvolva planos de ação específicos para cada um deles, definindo responsáveis, prazos e recursos necessários para a sua resolução.
Quais as vantagens de utilizar a matriz GUT?
A Matriz GUT é uma ferramenta fácil de usar e que oferece diversos benefícios para a gestão. Conheça os principais a seguir.
Priorização estruturada
A Matriz GUT fornece uma estrutura clara e objetiva para priorizar problemas, ajudando os líderes a entender quais passos devem tomar diante de problemas diversos e concentrarem seus esforços nos desafios mais críticos e urgentes.
Ajuda na tomada de decisão
Diante de desafios multifacetados, pode ser difícil saber por onde começar. Ao analisar os critérios de Gravidade, Urgência e Tendência, é mais fácil tomar decisões embasadas sobre quais problemas devem ser abordados primeiro e direcionar recursos de forma adequada.
Agilidade na resolução de problemas
A Matriz GUT ajuda a agilizar o processo de resolução trazendo mais objetividade para o processo de análise dos problemas.
Seu cálculo mostra de forma prática como diferentes erros estão causando impactos negativos na organização, ajudando líderes a ter uma visão sistêmica e mais clara do que fazer.
Foco nos resultados
Ao concentrar esforços nos problemas com maior impacto e urgência, a Matriz GUT ajuda a garantir que os recursos da organização sejam direcionados para áreas que realmente contribuam para alcançar os objetivos e metas estabelecidos.
Afinal, como vimos no exemplo, de nada adianta a empresa concentrar toda sua energia nas devoluções sem resolver a questão da matéria-prima do produto devolvido.
Melhoria da comunicação
A Matriz GUT fornece uma linguagem muito fácil de ser entendida que gera uma visão compartilhada dos problemas dentro da organização, facilitando a comunicação entre os membros da equipe e promovendo uma compreensão comum das prioridades.
Prevenção de problemas futuros
A Matriz GUT pode oferecer insights muito relevantes para um negócio, especialmente ao avaliar a tendência de evolução dos problemas ao longo do tempo. Isso colabora para a gestão de riscos e a identificação e prevenção de desafios em potencial antes que esses se tornem crises.
Com sua simplicidade, objetividade e impacto tangível na resolução de problemas, a Matriz GUT oferece uma metodologia muito útil e valiosa para promover a excelência operacional e impulsionar o sucesso empresarial com base na melhoria contínua.
Não pare por aqui e leia agora como metodologias ágeis podem impulsionar sua gestão de projetos! Leia em nosso ebook exclusivo!
