PDCA e a identificação e resolução de problemas empresariais

14/02/2024

Em um cenário empresarial dinâmico e desafiador, a capacidade de identificar e resolver problemas de forma eficaz é crucial para o sucesso contínuo das organizações. 

Neste artigo, mergulharemos profundamente na metodologia PDCA (Plan-Do-Check-Act), com foco especial na primeira fase: a identificação do problema. 

Exploraremos não apenas a importância de definir corretamente os problemas, mas também a conexão estratégica desses problemas com indicadores financeiros, subsistemas e processos. 

Este conteúdo foi baseado nas aulas da trilha “Atingindo Resultados Excepcionais”, construída em conjunto com o especialista Fernando Luz Lara. 

Aprenda agora como as empresas podem transformar desafios em oportunidades por meio de uma abordagem estruturada e estratégica. 

Definição do problema 

A base do processo de aprimoramento empresarial reside na identificação precisa do problema. 

Primeiro, destaco que um problema é sempre um resultado indesejável, o que é a essência da abordagem PDCA. Para ficar mais fácil o entendimento, trago um exemplo prático. Uma empresa de logística identificou a “falta de caminhões” como um problema. 

No entanto, temos que dar ênfase sobre a necessidade de compreender a verdadeira disfunção causada pela falta de caminhões nos resultados finais da empresa. No caso, a falta de caminhões prejudica a entrega dos produtos aos clientes, e este é o verdadeiro problema. 

Alinhamento com a função da empresa 

Com isso, a identificação correta dos problemas requer um alinhamento cuidadoso com a função principal da empresa. 

O exemplo da empresa de logística ilustra como a falta de caminhões pode afetar a entrega correta dos produtos, destacando a importância de avaliar se o problema está diretamente relacionado à função essencial da empresa. 

Todos os problemas devem estar vinculados estrategicamente à função da organização, o que garante uma abordagem alinhada aos objetivos organizacionais. 

Dimensões de resultado e métricas financeiras 

Além disso, a utilização de dimensões de resultado, como qualidade intrínseca, prazo, custo, moral, segurança e saúde, ajuda a definir corretamente os problemas. Essas dimensões são essenciais para avaliar o cumprimento das funções da empresa. 

Todas elas nos ajudam a enxergar a empresa como um todo, mas precisamos traduzir essas dimensões em métricas financeiras para obter uma compreensão holística do desempenho da empresa. 

A análise detalhada dessas métricas financeiras é crucial para determinar se a empresa está atingindo seus objetivos. 

Indicadores financeiros e sobrevivência empresarial 

Há uma conexão direta entre indicadores financeiros e a sobrevivência empresarial. Minha sugestão é utilizar o Ebitda como indicador finalístico, pois ela consegue medir a capacidade da empresa de gerar resultados. 

A análise aprofundada das alavancas do Ebitda – receita, custo e despesa – oferece insights valiosos sobre como a empresa está operando. 

Todas as dimensões de resultado devem ser traduzidas em métricas financeiras para determinar efetivamente se a empresa está cumprindo sua função principal. 

Relação de causa e efeito nos subsistemas 

Um ponto crucial na identificação e resolução de problemas é entender a relação de causa e efeito nos subsistemas da empresa. Ao conectar problemas ao Ebitda, é possível identificar áreas específicas que podem ser aprimoradas. 

Destaco a importância de analisar detalhadamente os processos, utilizando o exemplo do subsistema de produção. Essa abordagem permite uma identificação mais precisa de oportunidades de melhoria ou disfunções em subsistemas específicos. 

Linha de autoridade e responsabilidade 

Ao definir problemas em uma relação de causa e efeito, criamos uma linha clara de autoridade e responsabilidade. Isso implica que cada problema tem pessoas designadas e funções bem definidas para resolvê-lo. 

Essa abordagem facilita a resolução eficaz de problemas, pois os responsáveis têm o conhecimento e a autoridade necessários para agir. Problemas melhor definidos levam a uma resolução mais eficiente, contribuindo para o alcance dos resultados desejados. 

Conexão entre problemas e indicadores financeiros 

Como disse, é importante conectar problemas específicos a indicadores financeiros para uma análise mais profunda. Ao utilizar o exemplo do Ebitda, demonstro como problemas em subsistemas específicos podem impactar diretamente os resultados financeiros da empresa. 

Essa conexão estratégica é essencial para orientar as decisões e ações da empresa na busca pela resolução eficaz de problemas. 

Análise detalhada dos subsistemas 

A análise detalhada dos subsistemas é uma peça fundamental na abordagem estratégica para identificar e resolver problemas. Ao analisar os processos dentro dos subsistemas, a empresa pode identificar oportunidades de melhoria específicas e agir proativamente para otimizar seu desempenho. 

Exemplo prático: reclamação de clientes 

Vamos pegar um exemplo prático de problema. Uma empresa está observando um alto índice de reclamação de clientes e ela quer resolver essa situação. Para entender corretamente o problema, vamos quebrá-lo em subsistemas. 

Primeiro devemos nos perguntar: quais são os principais motivos de reclamações? É da área comercial? Ou da logística? Ou temos uma disfunção do processo de atendimento ao cliente? Precisamos endereçar os problemas corretamente ou corremos o risco de enfrentar um problema em cascata que vai impactar bastante nosso Ebitda 

Transformando desafios em oportunidades 

Em um ambiente empresarial em constante evolução, ter a capacidade de identificar e resolver problemas de forma estratégica é essencial. O método PDCA, como ilustrado neste artigo, oferece uma estrutura robusta para abordar desafios e impulsionar melhorias. 

A identificação correta dos problemas, a conexão com indicadores financeiros e a análise detalhada dos subsistemas são componentes-chave para o sucesso a longo prazo. 

Ao implementar estratégias eficientes, é possível transformar desafios em oportunidades, promovendo crescimento sustentável e alcançando resultados significativos no cenário empresarial dinâmico. 

Esta abordagem estruturada serve como um guia para líderes que buscam otimizar o desempenho de suas organizações e enfrentar os desafios do mercado com confiança e eficácia. 

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