O 5W2H é uma metodologia de gestão que proporciona uma estrutura organizada para o planejamento e execução de projetos.
É baseada em sete perguntas-chave – What (O que), Why (Por que), Where (Onde), When (Quando), Who (Quem), How (Como) e How Much (Quanto) – que ajudam a definir objetivos, responsabilidades, métodos e custos.
No decorrer deste texto, vamos abordar em detalhes o que é o sistema 5W2H e como implementá-lo na prática. Também vamos apresentar exemplos simples de planos de ação.
Se você está em busca de uma maneira mais eficiente de conduzir seus projetos, continue a leitura e descubra como este sistema pode ser a chave para o sucesso das suas iniciativas.
O que é o sistema 5W2H?
O sistema 5W2H é uma metodologia amplamente utilizada para planejar e executar projetos de forma eficiente e organizada.
Seu nome é derivado de sete perguntas-chave: What (O quê), Why (Por que), Where (Onde), When (Quando), Who (Quem), How (Como) e How Much (Quanto custa).
Essas perguntas fundamentais ajudam a definir claramente os objetivos, responsabilidades, métodos e custos de um projeto.
No contexto empresarial, o sistema 5W2H é comumente utilizado em diversos setores e tipos de empresas, desde pequenas startups, até grandes corporações multinacionais.
Sua simplicidade o torna uma ferramenta valiosa para qualquer estrutura que busque otimizar seus processos e a eficiência operacional.
Explicando cada um dos 7 elementos
A seguir, explicamos em mais detalhes cada um dos sete elementos do 5W2H:
- What (O que): refere-se à definição clara do objetivo ou tarefa a ser realizada. Ele estabelece a base para todas as outras etapas do processo;
- Why (Por que): explora as razões por trás da realização da tarefa, fornecendo um contexto e uma justificativa para o projeto;
- Where (Onde): especifica o local ou locais onde a atividade será realizada; seja físico ou virtual;
- When (Quando): determina o cronograma e os prazos para cada etapa do projeto;
- Who (Quem): identifica as pessoas responsáveis por cada aspecto do projeto, atribuindo claramente papéis e responsabilidades;
- How (Como): descreve os métodos e procedimentos que serão utilizados para alcançar os objetivos estabelecidos;
- How Much (Quanto custa): estima os custos associados ao projeto – incluindo recursos financeiros, materiais e humanos – necessários para sua realização.
Como surgiu o sistema 5W2H?
O sistema 5W2H tem suas raízes na filosofia de gestão japonesa, comumente associada ao Sistema Toyota de Produção – conhecido por enfatizar a eficiência, a qualidade e a melhoria contínua nos processos.
Embora não haja uma data específica para o surgimento do 5W2H, a metodologia pode ser rastreada até o período de reconstrução do Japão, após a Segunda Guerra Mundial.
Naquele contexto, as empresas locais precisavam encontrar maneiras de otimizar seus processos e recursos para competir em um mercado global.
A partir desta demanda, surgiram abordagens de gestão inovadoras, como o “Just in Time”, que se tornou parte integrante do Sistema Toyota de Produção. O Just in Time enfatiza a produção apenas quando necessário, resultando em estoques mínimos e processos eficientes, reduzindo desperdícios. O 5W2H pode ser considerado uma extensão dessa filosofia, uma vez que otimiza recursos e esforços ao planejar e executar projetos.
Muitos defendem que não há uma pessoa e/ou empresa específica que possam ser creditadas junto à criação do 5W2H.
Já outros apontam os especialistas japoneses Taiichi Ohno e Eiji Toyoda, que em uma visita aos Estados Unidos com o objetivo de estudar o sistema de produção em massa (fordismo), foram inspirados a adaptá-lo à realidade japonesa, desenvolvendo um sistema próprio: o Sistema Toyota de Produção.
Como fazer o 5W2H na prática?
Fazer o 5W2H na prática envolve uma abordagem sistemática e estruturada. Conheça os passos para aplicar o método:
Definir o objetivo
O primeiro passo é identificar e definir claramente o objetivo ou tarefa a ser realizada. Este é o ponto de partida do processo e estabelece a base para todas as outras etapas.
Dessa forma, é importante responder às sete perguntas-chave do 5W2H:
- What (O que): Qual é o objetivo ou tarefa específica?
- Why (Por que): Por que essa tarefa é importante e qual é o seu propósito?
- Where (Onde): Onde essa tarefa será realizada? Isso inclui localização física ou contexto virtual?
- When (Quando): Qual é o cronograma para esta tarefa? Quais são os prazos específicos?
- Who (Quem): Quem são as pessoas responsáveis por realizar a tarefa?
- How (Como): Como essa tarefa será realizada? Quais são os métodos e procedimentos necessários?
- How Much (Quanto custa): Qual é o custo associado a esta tarefa? Isso inclui recursos financeiros, materiais e humanos.
Documentar as respostas de forma clara e concisa
Este passo pode ser feito em um plano de ação ou documento, onde cada elemento do 5W2H é detalhado para referência futura.
Comunicar e compartilhar o plano de ação
Após documentar as respostas, é importante comunicar e compartilhar o plano de ação com todas as partes interessadas envolvidas.
Isso garante que todos tenham uma compreensão clara das metas, responsabilidades e expectativas.
Implementar e acompanhar o progresso
Uma vez que o plano de ação tenha sido comunicado, é hora de implementar as ações desenhadas e acompanhar o progresso.
Este passo envolve atribuir tarefas, monitorar o cumprimento dos prazos, ajustar o plano conforme necessário e garantir que todas as etapas sejam concluídas conforme planejado.
Revisar e ajustar conforme necessário
Durante a execução do projeto, é importante revisar periodicamente o plano de ação e ajustá-lo conforme necessário.
Esta etapa inclui a resolução de eventuais problemas, a revisão de metas e prazos, a atribuição de recursos adicionais ou a implementação de mudanças devido a circunstâncias imprevistas.
Avaliar os resultados e aprender com a experiência
Uma vez concluído o projeto, é preciso avaliar os resultados alcançados em relação aos objetivos estabelecidos.
Este processo ajuda a identificar lições aprendidas, pontos fortes e áreas de melhoria para aplicar em projetos futuros, garantindo uma melhoria contínua ao longo do tempo.
Quais os benefícios do 5W2H?
O sistema 5W2H oferece uma série de benefícios para as empresas que o utilizam, contribuindo para a eficiência de suas operações.
Entre os mais importantes, podemos citar a clareza e foco em cada projeto, uma vez que, ao estabelecer metas e objetivos claros, todos na equipe entendem quais os resultados esperados.
Além disso, a metodologia fornece uma estrutura sistemática, tanto para o planejamento, como para a execução do projeto ao dividí-lo em sete elementos distintos. Isso ajuda a organizar informações de maneira lógica e coerente, facilitando o acompanhamento do progresso e a identificação de lacunas ou áreas de melhoria.
Também podemos destacar como benefício a atribuição clara de papéis. O sistema ajuda a identificar quem é responsável por cada aspecto do projeto, garantindo que todos na equipe saibam o que se espera deles, evitando conflitos ou sobreposições de tarefas.
Outro ponto importante é que ao considerar cuidadosamente todos os aspectos, desde os objetivos até os métodos e custos, o 5W2H evita retrabalho e ajuda a maximizar a utilização de recursos. Isso resulta em menor desperdício de tempo, dinheiro e esforço.
O método também facilita a comunicação entre todas as partes interessadas. Isso porque, ter um plano de ação detalhado e bem documentado ajuda no compartilhamento de informações, no alinhamento de expectativas e na resolução de quaisquer mal-entendidos ou discrepâncias.
Outro aspecto relevante é que, como permite uma visão mais abrangente, o 5W2H ajuda a liderança e equipe a tomarem decisões baseadas em dados, identificando riscos potenciais e, consequentemente, embasando medidas proativas para mitigá-los.
Finalmente, podemos considerar que o sistema pode promover uma abordagem de melhoria contínua. Isso ocorre porque, ao final de cada projeto, as organizações podem revisar suas informações e, assim, identificar áreas de sucesso e pontos que precisam de ajuste.
Onde e quando aplicar o método 5W2H?
O método 5W2H pode ser aplicado em uma variedade de contextos e situações, que exige uma abordagem estruturada e organizada. Veja alguns exemplos:
Planejamento de projetos
O método 5W2H ajuda a definir claramente os objetivos, responsabilidades, métodos e custos de um projeto. Ele fornece uma estrutura sistemática que orienta o desenvolvimento do plano de ação e garante que todas as informações essenciais sejam consideradas.
Resolução de problemas
Ao abordar cada uma das sete perguntas-chave, o método 5W2H pode ajudar na identificação e resolução de problemas, ajudando a entender a causa raiz, a desenvolver soluções e a implementar medidas corretivas.
Desenvolvimento de novos produtos e/ou serviços
Quando uma empresa está desenvolvendo um novo produto ou serviço, o método pode ser usado para definir os requisitos do projeto, estabelecer prazos e responsabilidades, e estimar os custos associados.
Melhoria de processos
Analisando cada um dos sete elementos do 5W2H, as empresas podem identificar oportunidades de otimização, metas de melhoria e mudanças orientadas a resultados com foco em produtividade.
Quando aplicá-lo?
Quanto ao momento de aplicação do método 5W2H, ele pode ser utilizado em diferentes estágios de um projeto ou processo. No entanto, é mais eficaz quando aplicado desde o início, durante a fase de planejamento.
Isso permite que as organizações definam os objetivos, estabeleçam um plano de ação e garantam que todas as partes interessadas estejam alinhadas desde o princípio.
Além disso, o sistema pode ser aplicado ao longo do projeto, permitindo ajustes e melhorias conforme necessário. Isso contribui para uma abordagem de melhoria contínua, onde as organizações podem aprender com suas experiências.
Exemplos de plano de ação 5W2H
Já vimos que o 5W2H pode ser aplicado para planejar e executar diversos projetos e iniciativas de forma eficiente e organizada.
Agora, vamos ver dois exemplos que ilustram, de forma simples, o método em ação:
Exemplo 1: Lançamento de um novo produto
- What (O que): lançar um novo produto no mercado;
- Why (Por que): para expandir o portfólio da empresa e atender à demanda do mercado por produtos inovadores;
- Where (Onde): inicialmente, o produto será lançado em lojas físicas selecionadas e também estará disponível para compra online;
- When (Quando): o lançamento está programado para o final do próximo trimestre, para coincidir com a temporada de compras de fim de ano;
- Who (Quem): a equipe de desenvolvimento de produtos será responsável pelo projeto, com o suporte das equipes de marketing, vendas e logística;
- How (Como): o produto será desenvolvido internamente pela equipe de P&D, com base em pesquisas de mercado e feedback dos clientes. O marketing será feito por meio de campanhas nas redes sociais, anúncios online e materiais de ponto de venda;
- How Much (Quanto custa): o orçamento para o projeto inclui custos de desenvolvimento, marketing, produção e distribuição, totalizando R$ 100.000.
Exemplo 2: Melhoria do processo de atendimento ao cliente
- What (O que): melhorar o processo de atendimento ao cliente para reduzir o tempo de espera e aumentar a satisfação;
- Why (Por que): para melhorar a experiência do cliente e aumentar a fidelidade à marca;
- Where (Onde): a melhoria será implementada em todos os pontos de contato com o cliente, incluindo lojas físicas, call center e plataformas online;
- When (Quando): a implementação começará no próximo mês e será concluída em três meses;
- Who (Quem): a equipe de atendimento ao cliente será responsável pela implementação, com suporte das equipes de TI e treinamento;
- How (Como): serão realizadas análises detalhadas dos pontos de estrangulamento no processo de atendimento ao cliente. As soluções incluirão investimentos em tecnologia para automação de processos, treinamento para funcionários e revisão dos protocolos de atendimento;
- How Much (Quanto custa): o orçamento para a melhoria do processo inclui custos de tecnologia, treinamento e consultoria, totalizando R$ 50.000.
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