Gestão de projetos: o que é, importância e como aplicar

01/03/2024
gestão de projetos

Todas as empresas, independentemente da área em que atuam, têm projetos para conduzir. Sejam eles grandes ou pequenos, eles exigem atenção e recursos adequados para serem bem-sucedidos. Ou seja, precisam de uma boa gestão de projetos.

Embora se fale muito sobre esse tema, nem sempre é claro o que isso realmente significa ou por que é tão importante. No entanto, vendo a questão mais de perto, fica evidente o papel essencial que a gestão de projetos desempenha no sucesso das iniciativas empresariais.

A seguir, você vai aprender tudo a respeito de gestão de projetos, incluindo sua importância e principais metodologias para aplicar.

O que é gestão de projetos?

Gestão de projetos é a área responsável por planejar, organizar, controlar recursos e motivar equipes para alcançar metas específicas dentro de um prazo determinado.

Normalmente, esse processo é dividido em várias etapas e utiliza metodologias que ajudam a estruturar e orientar o desenvolvimento do projeto de maneira eficaz. Essa estrutura permite que a gestão de projetos seja aplicada em qualquer área.

Quando uma empresa não dedica os esforços adequados à gestão de projetos, ela corre o risco de enfrentar atrasos, exceder o orçamento e entregar um serviço de baixa qualidade. Então, é algo fundamental para o sucesso empresarial.

Entendendo o que é um projeto

Para entender o quão versátil e adaptável a gestão de projetos pode ser em diferentes setores e necessidades, é essencial compreender os critérios que definem exatamente o que são projetos.

Projetos são empreendimentos temporários destinados a realizar um serviço, criar um produto ou alcançar um resultado específico.

Algumas características unem os projetos, independentemente do tipo: eles têm datas de início e término claramente definidas, são distintos de outras iniciativas da empresa e inevitavelmente envolvem riscos.

Qual a importância da gestão de projetos?

A gestão de projetos é um processo importante porque oferece uma série de otimizações essenciais para o sucesso empresarial.

O primeiro benefício desse processo é a melhoria dos processos internos da empresa. Uma gestão de projetos eficaz permite mapear cada atividade e alocar os recursos e esforços necessários de forma adequada.

Além disso, a gestão de projetos também contribui para a otimização do tempo. Isso ocorre devido ao planejamento e priorização de tarefas, que são partes integrantes desse processo. Como resultado, é possível alcançar resultados dentro do cronograma previsto ou até mesmo antecipá-los.

Falando em agilidade, uma gestão de projetos bem estruturada facilita a tomada de decisões rápidas e acertadas. Os gestores têm uma visão abrangente do projeto, o que lhes permite identificar problemas e oportunidades de forma eficaz.

O que faz um gerente de projetos?

O gerente de projetos é a liderança encarregada de planejar, organizar e coordenar a execução de projetos em todas as suas fases.

Essa pessoa é responsável por adquirir, selecionar e gerenciar os recursos humanos, financeiros e materiais necessários para a realização do projeto. Além disso, monitora os indicadores do projeto para garantir que ele alcance os objetivos definidos.

Outro papel fundamental do gerente de projetos está relacionado à comunicação. Ele coordena as interações entre os stakeholders, gerencia conflitos e comunica metas e resultados.

Ao trabalhar com uma metodologia específica de gestão de projetos, essa pessoa também se encarrega de implantá-la e assegurar que suas diretrizes sejam seguidas.

Ou seja, sem a figura do gerente de projetos, o trabalho torna-se desafiador e desorganizado.

Quais são as quatro etapas da gestão de projetos?

O sucesso da gestão de projetos está na realização de fases específicas que garantem um planejamento eficiente e uma execução bem-sucedida das atividades planejadas. Conhecê-las vai ajudar você a se preparar adequadamente para os desafios que podem surgir.

A seguir, confira quais são as quatro etapas da gestão de projetos e suas principais diferenças:

1. Iniciação

Na fase de iniciação, identifica-se uma necessidade, problema ou oportunidade de negócios.

Durante essa etapa, estabelece-se o objetivo do projeto e realiza-se um estudo de viabilidade, considerando os recursos disponíveis. Esse também é o momento de identificar participantes e stakeholders.

2. Planejamento

A fase de planejamento é onde os detalhes do projeto são elaborados. Define-se metas, identificam-se riscos e elabora-se um plano de ação detalhado.

Com base nos objetivos do projeto, são alocados recursos e orçamento para criar um guia que irá direcionar o projeto nas etapas seguintes.

3. Execução

Na fase de execução, o trabalho efetivo começa. As tarefas são realizadas conforme o planejamento, essa evolução é monitorada de perto para garantir que esteja alinhada com o plano.

À medida que as entregas são concluídas, o progresso e o status do projeto são atualizados. Além disso, há espaço para revisões no escopo do projeto para mantê-lo alinhado com as definições iniciais.

4. Encerramento

Na fase de encerramento, o projeto é concluído e entregue.

No entanto, o trabalho não precisa se resumir a isso. Também pode ser realizada uma revisão pós-projeto para avaliar as lições aprendidas e estabelecer diretrizes futuras.

Quais as principais metodologias de gestão de projetos?

Não existe uma abordagem única no que diz respeito à gestão de projetos. Diferentes contextos, requisitos e formas de trabalho exigem metodologias específicas, e essa diversidade tende a beneficiar a eficiência e o sucesso das atividades de gerenciamento de projetos.

Abaixo, vamos listar as principais metodologias aplicáveis à gestão de projetos:

Cascata

A metodologia cascata segue uma estrutura linear, onde o processo avança sequencialmente, com cada fase completada antes do início da próxima. Isso garante que o trabalho flua de maneira ordenada e controlada.

Scrum

O Scrum é uma abordagem ágil que busca entregar o máximo valor no menor tempo possível. Com ênfase na colaboração e na adaptação, o time trabalha em ciclos curtos, com reuniões diárias para acompanhar o progresso e fazer ajustes conforme necessário.

Kanban

O Kanban é outra metodologia ágil que se concentra em visualizar o fluxo de trabalho. Usando quadros visuais, as equipes podem seguir o status de todas as tarefas do projeto, identificando gargalos e otimizando a eficiência do processo.

PMBOK

O PMBOK é uma das abordagens mais amplamente adotadas na gestão de projetos, oferecendo um conjunto de práticas padrão e integráveis a outras metodologias. Seu foco está na padronização de processos, técnicas e conhecimentos para economizar tempo e minimizar erros.

Entender o valor da gestão de projetos e dedicar os esforços adequados a ela é essencial para qualquer ambiente corporativo. Ao familiarizar-se com as etapas importantes e escolher as metodologias certas, é possível aumentar as chances de sucesso nas iniciativas de projeto.

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