Guia completo sobre Kanban: o que é, como funciona e implementação

31/01/2024
kanban

Quem não está por dentro do status das demandas da empresa pode enfrentar desafios para coordenar equipes, otimizar processos e alcançar metas estratégicas. Nesse cenário, o Kanban serve como uma excelente solução.

Existem vários métodos de gestão de projetos, desde os mais tradicionais até os baseados na metodologia ágil. O Kanban se destaca por oferecer uma visão visual clara das entregas, facilitando a tomada de decisões sobre o fluxo de trabalho.

Essa ideia está se tornando mais popular: um estudo já revelou que 63% das organizações têm um plano formal para aplicar os conceitos Lean, incluindo o Kanban, com responsáveis, metas e cronogramas bem definidos.

Quer saber mais sobre o que é o Kanban e como aplicá-lo em sua empresa? Então, confira o artigo a seguir.

O que é o método Kanban?

O Kanban é uma metodologia de gestão de projetos que se baseia em otimizar a produção e melhorar a eficiência dos processos.

Ele usa um sistema visual em um quadro com cartões que representam tarefas em andamento ou planejadas, com limites estabelecidos para a quantidade de itens permitidos em cada etapa.

Outro ponto importante é a prática regular de feedbacks e a busca constante por melhorias. As equipes realizam reuniões periódicas e usam métricas para avaliar o desempenho, identificando oportunidades para aprimorar o fluxo.

Como resultado, o time que utiliza este método ágil está sempre por dentro do status de cada demanda e é capaz de identificar possíveis gargalos em seus processos.

A história do Kanban

O Kanban surgiu como uma metodologia de gestão de projetos desenvolvida por David Anderson em 2010, inspirado por um método mais antigo utilizado pela Toyota nos anos 1950 para aprimorar sua produção.

A ideia de Anderson era criar um modelo que tornasse o desenvolvimento de software mais eficiente, combinando elementos do pensamento Lean com a abordagem ágil.

Quanto ao termo “Kanban”, sua origem é muito mais antiga, remontando ao nome dado às placas de sinalização das lojas de rua no Japão do século 17.

Como o Kanban funciona?

O funcionamento do Kanban se dá a partir do uso dos seus elementos principais. Eles contribuem para a eficácia do método, garantindo que a abordagem visual e controlada do processo possa beneficiar organizações de quaisquer segmentos.

Conheça a seguir quais são os elementos essenciais do método e como funcionam:

Quadro

O quadro Kanban é o que dá sustentabilidade à implementação dessa metodologia. Nele, serão colocados os cartões distribuídos ao longo de colunas nomeadas.

Cartões

Os cartões, também chamados de kanbans, representam as tarefas. Cada um mostra visualmente uma etapa do trabalho, com uma descrição rápida, o responsável, prazo e outras informações importantes.

Colunas

As colunas do quadro onde são dispostos os cartões geralmente são nomeadas da seguinte forma, que é autoexplicativa:

  • To do/A fazer
  • Doing/Fazendo
  • Done/Feito

Cada coluna deve ter um limite máximo de cartões que podem estar em andamento ao mesmo tempo. Além disso, você pode adaptar as colunas padrão ou adicionar outras conforme necessário.

Software

Equipes que trabalham remotamente podem utilizar ferramentas digitais que possibilitam ter uma visualização Kanban da gestão de projetos. Alguns exemplos mais conhecidos incluem o Trello e o Asana.

Quais são os tipos de Kanban?

Apesar de ser uma estrutura consolidada em diversos setores, o Kanban possui distintas versões, cada uma adequada a propósitos específicos.

Dependendo da área em que você atua, pode ser vantajoso adotar um dos tipos particulares, tais como:

Kanban de produção

Essa é a forma mais reconhecida e básica. Pode ser aplicada em diversos setores, além do desenvolvimento de software, com pequenas adaptações para atender às necessidades do projeto.

Kanban de movimentação

Geralmente usado em indústrias, esse tipo de Kanban concentra-se no controle das entradas e saídas de estoque. O objetivo é otimizar e organizar o processo de produção, evitando excesso de mercadorias ou atrasos nos envios.

Kanban de retirada

Costuma ser empregado para controlar o momento em que um item deve sair de um processo e ser transferido para outro. Por exemplo, geralmente se aplica a processos que exigem um abastecimento contínuo de produtos.

E-Kanban

O termo E-Kanban refere-se à implementação digital dessa metodologia de gestão. Como mencionado anteriormente, isso se aplica a plataformas como Trello e Asana, que permitem a utilização do Kanban de forma virtual, principalmente em equipes remotas.

Quais os benefícios do método Kanban?

Se a ideia do método Kanban chamou sua atenção, mas você ainda está em dúvida sobre implementá-lo, é fundamental conhecer os benefícios que ele pode proporcionar à sua empresa. Afinal, essa abordagem é amplamente adotada em diversos setores devido às excelentes vantagens que oferece.

A seguir, vamos listar os maiores benefícios de começar a trabalhar com Kanban em sua empresa:

Priorização mais eficiente

O Kanban facilita a priorização de tarefas, baseando-se em técnicas que controlam e gerenciam os fluxos de produção. Como consequência, isso tende a gerar um aumento na produtividade.

 

Redução de custos

A implementação do Kanban também contribui para a redução de custos e desperdícios, resultado da otimização de processos proporcionada por essa metodologia. Afinal, isso se concentra na melhoria da eficiência e na eliminação de atividades desnecessárias.

Melhoria na comunicação

Aqueles que adotam este método também experimentam melhorias na comunicação entre colaboradores. O quadro de tarefas permite uma compreensão mais clara do progresso do projeto, facilitando a colaboração entre os membros da equipe.

Como implementar o Kanban na sua empresa?

Quer incorporar o Kanban nos seus processos? Então, vamos descobrir como fazer isso da maneira certa na sua empresa.

A seguir, vamos listar os passos essenciais para você implementá-lo em sua organização:

Treine suas equipes

Para garantir que todos adotem plenamente o Kanban, é preciso que suas equipes compreendam como essa metodologia funciona. Considere a realização de treinamentos, workshops ou a contratação de um coach especializado para uma transição suave e eficaz.

Mapeie seus processos

Antes de começar, é fundamental fazer um mapeamento de processos para organizar suas demandas. Isso envolve uma análise detalhada de cada atividade e seu curso ao longo do tempo. A colaboração entre os times é valiosa para garantir que nenhum processo seja negligenciado.

Estabeleça prioridades

Com o mapeamento de processos concluído, comece a determinar as prioridades. Identifique tarefas que demandam mais tempo, recursos ou são essenciais para o progresso geral dos projetos. Isso também ajudará a definir os limites de cada estágio do fluxo de trabalho, o que é fundamental para o bom funcionamento do Kanban.

Crie seu quadro

Com o fluxo mapeado e as prioridades estabelecidas, monte o seu quadro, seja ele físico ou virtual. Organize-o de uma forma que faça sentido para suas demandas, distribuindo os cartões adequadamente. Não se esqueça de incluir informações relevantes sobre cada tarefa, como prazos, responsáveis e uma breve descrição.

Implemente melhorias

Um dos objetivos do Kanban gira em torno da melhoria contínua. Para isso, realize análises regulares do desempenho da equipe e busque constantemente maneiras de aprimorar o uso do Kanban. Isso pode envolver ajustes no layout do quadro, na definição de prioridades ou na implementação de novas práticas de trabalho.

O Kanban é um sistema de gestão capaz de se adaptar a diferentes contextos e setores, proporcionando uma forma flexível e visual para otimizar processos e impulsionar a eficiência. Aproveite as informações que viu até aqui para levar esse método para a sua empresa e comece a aproveitar os seus benefícios!

Agora que você sabe tudo sobre Kanban, que tal aplicar ele e outros métodos ágeis em sua gestão de projetos? Saiba como em nosso ebook completo e gratuito!

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