Uma imagem pode ser decisiva para se entender um processo longo e complexo, além de permitir enxergar maneiras de melhorá-lo. É por isso que o BPMN é uma metodologia bastante valiosa para inúmeras áreas da gestão de negócios.
O princípio fundamental do BPMN é proporcionar uma representação visual dos processos, possibilitando a identificação minuciosa de cada etapa dos fluxos e suas interações. Em outras palavras, é uma ferramenta essencial para alinhar os stakeholders e identificar oportunidades de aprimoramento.
Quer saber mais sobre o BPMN, sua importância e como implementá-lo? Então, não deixe de conferir o artigo a seguir.
O que é BPMN?
BPMN é um método de mapeamento de processos que oferece uma visão clara do fluxo de trabalho, detalhando todas as suas etapas, responsáveis e conexões entre elas.
A sigla BPMN significa Business Process Modeling Notation, ou notação de modelagem de processos de negócios. Essa metodologia foi desenvolvida para simplificar o entendimento e a comunicação entre os diversos stakeholders envolvidos.
Com o BPMN, é possível criar diagramas que representam graficamente os processos de negócios, facilitando a visualização das relações entre suas etapas, identificação de oportunidades de melhoria e compreensão por parte de todos os membros da equipe.
Exemplo de BPMN. Fonte: Wikipedia
O que é modelagem de processos de negócios?
A modelagem de processos de negócios refere-se à representação visual do fluxo de trabalho e das atividades de uma empresa. Essa é a base do BPMN, que utiliza ferramentas como diagramas e fluxogramas para representar até mesmo os casos mais complexos.
Ela serve um propósito duplo: além de permitir a criação de novos processos, ela também ajuda a otimizar os que já fazem parte do seu fluxo de trabalho.
Qual é a história do BPMN?
A ideia do BPMN surgiu pela primeira vez em 2000, quando a BPMI buscava criar uma estrutura de modelagem de processos replicável para vários tipos de negócios. Fundada por empresas líderes em tecnologia, consultoria e serviços, a BPMI busca promover melhores práticas em gestão de negócios.
Em 2004, a BPMI se uniu à Object Management Group (OMG), uma entidade global de padronização de tecnologias de sistemas de informação, atualizando assim o BPMN. Hoje, o BPMN é amplamente reconhecido como um padrão internacional para modelagem de processos de negócios.
Para que serve o BPMN?
O BPMN desempenha um papel fundamental na eficiência de uma organização quando incluído em seu conjunto de ferramentas. Afinal, contar com um recurso capaz de aprimorar o entendimento dos processos é sempre benéfico.
A seguir, conheça as principais utilidades do BPMN e como elas se aplicam ao seu negócio:
Criar processos de negócios
O BPMN é um modelo que permite que as empresas criem seus processos de negócios de maneira visual, desde o início até a conclusão. Além de ser uma documentação importante para referência futura, também oferece uma compreensão clara de como tudo será executado.
Identificar oportunidades de melhorias
Tendo como representar visualmente os seus processos facilita a identificação de áreas que possam ser aprimoradas. É nesse contexto em que se pode encontrar gargalos, redundâncias e outras ineficiências presentes nos processos e planejar mudanças relevantes.
Comunicar processos
Em sua essência, o BPMN é construído para ser uma ferramenta de comunicação. Ou seja, ele tem atributos que permitem a compreensão de processos bem complexos por pessoas de diversas áreas. Muito disso se deve ao uso de ícones padronizados e diagramas simples de entender.
Automatizar processos
O BPMN também serve como base para planejar a automação das tarefas relacionadas a cada processo. Essa visualização permite identificar atividades repetitivas e manuais, melhorando a produtividade e minimizando erros.
Qual a importância do BPMN?
A criação de um BPMN pode ser decisiva para diversos aspectos do sucesso de uma organização. Isso se deve ao fato de que esse recurso pode trazer benefícios significativos para várias áreas da empresa, principalmente aquelas que demandam maior atenção.
Em primeiro lugar, o BPMN promove a transparência estratégica e estrutural dos processos de uma empresa, oferecendo uma visão abrangente de seu funcionamento interno.
Além disso, é uma ferramenta essencial para alcançar e manter a eficiência operacional. Por meio do BPMN, é possível compreender as interações entre cada processo, identificando e eliminando redundâncias, além de otimizar o conjunto como um todo.
Considerando a importância da melhoria contínua para empresas de todos os setores, o BPMN se revela um recurso altamente valioso nesse contexto. Afinal, ele permite uma análise constante do desempenho dos processos da organização.
Qual a diferença entre BPMN e fluxograma?
Ao se familiarizar com o conceito por trás do BPMN, você pode se perguntar: qual a diferença dele em relação a um fluxograma?
Esses dois conceitos apresentam diferenças significativas em termos de complexidade. O fluxograma é uma forma visual de representar fluxos, enquanto o BPMN é um modelo mais abrangente, principalmente projetado para se adaptar à dinâmica dos negócios.
Além disso, o BPMN utiliza um conjunto específico de elementos e regras, o que contribui para que seja compreendido por um maior número de pessoas. Por outro lado, o fluxograma não possui essa padronização, permitindo que cada pessoa o estruture conforme preferir.
Com isso, dá para dizer que ter habilidade na criação de fluxogramas pode facilitar no processo de BPMN. No entanto, isso não significa que são a mesma coisa.
Quais são os elementos do BPMN?
Para garantir um funcionamento adequado, o BPMN utiliza uma série de elementos que são essenciais em sua implementação. Esses elementos têm o papel de padronizar a abordagem e facilitar a interação com ela.
A seguir, confira quais são os principais elementos do BPMN e como utilizá-los:
- Eventos: sinalizam eventos dentro de um processo de negócios, sendo possível distinguir entre o início, o meio e o fim de um processo;
- Atividades: são representadas por caixas retangulares e indicam ações que precisam ser realizadas naquele estágio;
- Swimlanes (ou raias): elas servem para separar os diferentes estágios de um processo de acordo com seu escopo;
- Artefatos: oferecem informações adicionais sobre o processo, que é o caso de conectores, descrições, anotações e grupos.
Como fazer um diagrama BPMN?
Agora que você reconhece o valor do BPMN para sua empresa, vamos aprender como elaborar seu próprio diagrama. Vamos lá?
A seguir, destacamos o passo a passo para fazer um diagrama BPMN para a sua organização:
Utilize um modelo como base
Não é necessário começar do zero ao criar seu BPMN. Há vários modelos disponíveis que podem servir como base para o seu projeto. Eles já incluem os elementos básicos do BPMN e podem ser adaptados às necessidades específicas da sua empresa.
Estabeleça um escopo
Antes de começar, é preciso definir o escopo do processo a ser representado no BPMN. Determine quais atividades serão incluídas no diagrama para evitar complexidades desnecessárias e manter o controle do processo.
Adicione e relacione atividades
Cada processo consiste em várias atividades interconectadas, e é importante representá-las fielmente no BPMN. Mapeie os processos e identifique as tarefas e suas relações, utilizando os elementos básicos que você aprendeu nas seções anteriores.
Delimite as swimlanes
As swimlanes, ou raias, são essenciais para organizar as atividades em grupos, como equipes, departamentos ou indivíduos. Essa separação facilita a compreensão das responsabilidades e melhora a coordenação entre as partes da organização.
Ligue atividades com conectores
Os conectores são úteis para ligar atividades relacionadas, representando diferentes fluxos, como sequencial, paralelo ou condicional. Isso torna o diagrama mais preciso e fácil de entender.
Compartilhe e ajuste
Após concluir o diagrama, compartilhe-o com as equipes e stakeholders para obter feedback. Isso pode resultar em ajustes tanto na representação visual quanto nos próprios processos, garantindo uma visualização clara e eficaz dos processos da empresa.
O BPMN oferece uma estrutura ideal para criar e mapear processos de negócios, sendo um recurso extremamente valioso para otimizar suas operações, identificar oportunidades de melhoria e superar possíveis gargalos.
Ter processos bem documentados é essencial para obter resultados reais. Continue aprendendo e leia em nosso ebook como definir melhor as metas da sua empresa!
