O tempo é, e sempre foi, um recurso extremamente valioso, por isso a eficiência e a produtividade são cruciais para o sucesso e a demanda por elas é crescente em qualquer negócio.
Por isso, a procura por ferramentas de produtividade capazes de maximizar o desempenho e agilizar processos é constante, visto que elas proporcionam mais inteligência e permitem economizar esse recurso que não é renovável: o tempo.
Neste artigo, vamos descobrir o universo de possibilidades que a otimização de tarefas e as ferramentas de produtividade são capazes de proporcionar, além de conhecer alternativas para aplicar na sua empresa. Confira!
O que são ferramentas de produtividade?
Ferramentas de produtividade são recursos, aplicativos, softwares ou técnicas utilizadas para otimizar e facilitar a realização de tarefas, com o objetivo de aumentar a eficiência e o desempenho nos ambientes de trabalho.
Essas ferramentas podem abranger uma ampla gama de funcionalidades, desde organização de tarefas e gerenciamento de tempo até automação de processos e colaboração em equipe, permitindo que os profissionais ou equipes realizem mais em menos tempo e com menor esforço.
Quais os benefícios de utilizar ferramentas para impulsionar a produtividade?
Ferramentas para impulsionar a produtividade são aliadas das empresas, pois elas oferecem benefícios como:
- permitem automatizar tarefas repetitivas, reduzindo o tempo gasto em atividades de baixo valor agregado;
- organizam e facilitam o acesso rápido a informações relevantes;
- possibilitam reduzir custos e otimizar o uso de recursos;
- ajudam a priorizar tarefas e alocar tempo de forma mais eficiente;
- colaboram para agilizar processos e atendimentos, o que traz resultados mais rápidos e também contribui para a satisfação do cliente final.
O papel da tecnologia na produtividade
A tecnologia desempenha um papel fundamental na melhoria da produtividade em diversas áreas e setores.
Grande parte das ferramentas de produtividade disponíveis são digitais e trabalham com automação, que é crucial para minimizar erros humanos e garantir uma execução mais precisa e consistente das tarefas.
Além disso, ao digitalizar processos, profissionais têm mais tempo e recursos para se dedicar a atividades mais complexas e estratégicas.
Com a transformação digital, hoje, existem opções de ferramentas de produtividade para todas as áreas. Seja na gestão de projetos ou no controle financeiro, esses sistemas fornecem recursos para planejamento, acompanhamento e coordenação de atividades, recursos e prazos.
Eles ajudam a manter todos os membros da equipe alinhados com os mesmos objetivos, facilitam a integração de áreas e dados em tempo real e oferecem uma visão completa de um processo.
Isso sem contar que, graças ao complemento digital, muitas possibilitam coletar e analisar dados e gerar relatórios, que são cruciais para identificar padrões, prever tendências e tomar decisões confiáveis.
7 melhores ferramentas de produtividade para usar agora
São muitas as ferramentas de produtividade disponíveis para ajudar você e sua equipe a ganhar tempo no trabalho. A seguir, selecionamos as melhores opções gratuitas e explicamos como você pode usá-las para ganhar agilidade e eficiência.
Lembrando que todos podem ser usados gratuitamente, mas quase todos contam com contas e recursos premium pagos que oferecem funcionalidades avançadas. Confira!
1. Pocket
O Pocket é uma ferramenta que permite salvar artigos, vídeos e páginas da web para visualização posterior de forma organizada e personalizada.
Em um mundo onde o volume de conteúdos e informações é gigantesco, essa ferramenta de produtividade ajuda você a se concentrar no que está fazendo sem se distrair com conteúdos interessantes, mas sem perdê-los de vista.
Quando tiver tempo disponível, você pode acessar facilmente o conteúdo salvo no Pocket e também consultar os artigos que salvou com maior facilidade.
2. Google Agenda
O Google Agenda é uma ferramenta parte do pacote de aplicativos do Google Workspace, e está disponível para qualquer pessoa que tem conta no Google. Ele funciona como um calendário digital que permite organizar compromissos, eventos e tarefas.
Ele ajuda na produtividade ao permitir que você gerencie seu tempo de forma eficaz, visualize seus compromissos de forma clara e defina lembretes para não perder prazos importantes.
Além disso, por ser integrado com outros aplicativos do Google, você pode agendar reuniões pelo Google Meet e enviar convites direito por email em poucos cliques.
3. Tomatotimer
O Tomatotimer é uma técnica de gerenciamento de tempo baseada no método Pomodoro. Ele divide o trabalho em intervalos de tempo (geralmente 25 minutos) separados por breves pausas.
Essa técnica ajuda a promover a concentração intensa em períodos curtos, seguida por momentos de descanso, o que pode melhorar a produtividade e a qualidade do trabalho.
4. Pluga
O Pluga é uma ferramenta de automação que visa simplificar e otimizar processos de trabalho ao integrar diferentes aplicativos e serviços em uma única plataforma.
Seu principal diferencial é eliminar a necessidade de alternar entre as várias plataformas que uma empresa usa manualmente. Em vez disso, o Pluga permite que esses aplicativos se comuniquem entre si de forma automatizada, garantindo uma execução eficiente de tarefas e processos.
A plataforma oferece uma ampla gama de integrações com aplicativos populares, como Gmail, Slack, Trello, ferramentas de gestão financeira, entre outros, permitindo que você crie fluxos de trabalho personalizados de acordo com suas necessidades específicas.
5. Evernote
O Evernote é uma ferramenta de organização e anotações completa que permite capturar, organizar e compartilhar ideias em diferentes formatos, como texto, imagens, áudio e vídeo.
Ele oferece um espaço centralizado para armazenar informações importantes, fazer listas de tarefas, tomar notas durante reuniões, gerenciar calendários e pesquisar conteúdo rapidamente quando necessário. Com ele, é possível centralizar praticamente todas as suas tarefas no mesmo lugar.
6. HashTrack
O HashTrack é uma plataforma perfeita para quem precisa controlar horas de trabalho e entender o tempo gasto em atividades em um projeto ou na rotina de trabalho.
O acompanhamento de horas é automático e as informações de cada membro da equipe são centralizadas para que gestores tenham uma visão geral das tarefas e do desempenho.
Com base nos relatórios, é possível tomar decisões estratégicas sobre o andamento dos projetos e a produtividade do time.
7. Todoist
Todoist é um aplicativo de lista de tarefas e gerenciamento de projetos que permite criar, organizar e priorizar tarefas de maneira eficiente.
Com ele, é possível ter uma visão clara de todas as suas tarefas pendentes, permitindo que você defina prazos, atribua prioridades e acompanhe o progresso do trabalho. A integração com outros aplicativos e serviços, como Google Agenda e Dropbox, facilita a sincronização de informações e o trabalho colaborativo.
Como você viu, são muitas as vantagens e opções de ferramentas de produtividade para otimizar a forma como trabalhamos, gerenciamos nosso tempo e realizamos tarefas. Ao incorporar esses recursos no dia a dia da sua empresa, é mais fácil melhorar a organização e a eficiência, garantindo alcançar objetivos de maneira mais rápida.
Agora que você sabe como ser mais produtivo com estas ferramentas, que tal transformar toda essa produtividade e começar a criar metas melhores? Baixe agora nosso ebook gratuito!
