Processos operacionais: o que são e como gerir e otimizar

14/05/2024
processos operacionais

Mesmo que cada empresa seja diferente, uma constante prevalece: são realizadas uma série de atividades em sequência para atingir determinado fim. Essa é a premissa básica de processos operacionais.

O que define uma produtividade maior ou menor é a capacidade do time de melhorar esses processos operacionais. Felizmente, existem diversas técnicas para fazer isso e aproveitar os benefícios de uma atuação mais eficaz.

Quer saber mais? Então, fique de olho nas informações a seguir para aprender a gerir e otimizar os seus processos operacionais.

O que são processos operacionais?

Os processos operacionais de uma empresa são o conjunto de atividades que ela realiza como parte da rotina para gerar valor para seus clientes. Geralmente, são desenvolvidas pelos colaboradores para transformar demandas em entregas.

Por exemplo, em uma empresa de tecnologia, os processos operacionais podem incluir desde o desenvolvimento de software até o suporte técnico aos clientes. Ou seja, há uma demanda por soluções e elas são criadas por meio de suas etapas.

Quando bem conduzidos, os processos operacionais mantém as atividades da empresa bem organizadas e otimizadas para sempre gerarem valor em suas entregas. Por outro lado, se possuem uma má gestão, podem resultar em atrasos, retrabalho e insatisfação dos clientes.

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Quais são os principais processos operacionais?

Por mais que cada empresa seja diferente, muitos processos são comuns a vários tipos de negócios.

A seguir, conheça alguns exemplos de processos operacionais e quais são os seus propósitos:

Planejamento operacional

O planejamento operacional envolve a definição de objetivos e metas da sua gestão estratégica, além da criação de um plano para alcançá-los. Isso inclui a análise do ambiente interno e externo da organização para identificar os recursos necessários e definir cronogramas.

Execução de tarefas

A execução de tarefas é um dos processos operacionais comuns a todas as empresas, já que são as atividades diárias necessárias para seu funcionamento. Trata-se de um conjunto de ações para atingir os objetivos determinados no planejamento.

Controle de qualidade

O propósito do controle de qualidade é verificar a conformidade dos produtos ou serviços com os padrões estabelecidos pela empresa. Ou seja, é um processo operacional dedicado ao cumprimento de especificações e requisitos definidos pela própria organização e demais normas técnicas.

Distribuição de recursos

A distribuição de recursos se refere a alocar tempo, dinheiro, matéria-prima, mão de obra, equipamentos, entre outros, de maneira eficaz para atingir os seus objetivos. Além disso, é assim que as suas atividades podem ser viabilizadas.

Gestão de estoque

A gestão de estoque envolve o gerenciamento dos produtos ou materiais que a empresa produz ou utiliza. Esse é outro pilar fundamental para a viabilização das suas atividades, em especial o processo operacional de alocação de recursos.

Por que ter uma boa gestão de processos operacionais?

Uma boa gestão de processos operacionais é decisiva para a otimização e eficiência dos negócios de qualquer empresa. Afinal, é algo que ajuda a aumentar a produtividade, reduzir desperdícios e melhorar a qualidade dos produtos ou serviços.

O consumidor percebe os reflexos positivos de uma organização que se preocupa com a eficiência de seus processos operacionais. Como consequência, isso se torna uma maneira de se destacar em relação aos seus concorrentes, entregar inovação continuamente e construir uma reputação robusta.

Além disso, vale reforçar que isso tem um efeito direto na sua receita. A otimização dos processos operacionais possibilita identificar gargalos de produtividade que possam estar comprometendo sua margem de lucro.

Como mapear os processos operacionais da empresa?

Agora que você entendeu o valor de uma boa processos operacionais, pode estar se perguntando como mapear essas atividades para poder otimizá-las depois.

A seguir, traremos os passos necessários para você fazer isso corretamente:

Defina seu escopo

Antes de começar, é importante entender o escopo dos processos operacionais que você deseja mapear. Ou seja, os tipos de atividades que serão incluídas em sua análise.

Envolva a equipe

Convoque as pessoas que atuam nos processos que serão mapeados. Elas serão importantes para trazer informações sobre como cada processo funciona, suas etapas fundamentais, possíveis problemas, entre outros.

Documente as etapas

Seja por meio de sessões de brainstorming ou pela observação direta, documente cada etapa dos processos analisados. Aliás, falamos em documentar de maneira literal: certifique-se de criar um registro que possa ser consultado depois.

Desenhe seus mapas

Já que estamos falando em mapeamento, é natural que tudo caminhe para ao desenho de um mapa. Com as informações que você obteve até esse ponto, você pode rascunhar um diagrama que inclua cada etapa dos seus processos e como um leva ao outro.

Como otimizar os processos operacionais da empresa?

Ter em mãos o mapa dos seus processos operacionais é o primeiro passo para otimizar as atividades da sua empresa. A partir daí, é possível trabalhar em função de uma excelência operacional

Abaixo, você verá os passos fundamentais para otimizar os processos operacionais do seu negócio:

Revise seus processos regularmente

O seu mapeamento de processos é um documento valioso que servirá de base para você otimizá-los ao longo do tempo. Então, crie o hábito de buscar por gargalos de produtividade, fluxos redundantes e desperdícios que possam estar comprometendo o bom funcionamento do seu trabalho.

Renove suas referências constantemente

Olhar apenas para dentro não é o melhor caminho para aprimorar seus processos operacionais. Em vez disso, faça questão de absorver referências externas, como tendências de mercado e iniciativas que dão certo em outras empresas. Assim, você pode adaptar o que faz sentido para as suas características.

Automatize tarefas repetitivas

Aquelas tarefas mais repetitivas do dia a dia não precisam ocupar tanto tempo da sua equipe quanto parecem. Com as ferramentas certas, é possível realizá-las de forma automática, liberando o seu time para se concentrar em atividades mais estratégicas.

Invista no desenvolvimento das equipes

Um esforço para otimizar processos operacionais se torna mais eficaz quando todo o seu time está qualificado para realizá-lo no dia a dia. Para isso, invista em cursos, treinamentos, workshops e outras ferramentas de disseminação de conhecimento com foco em capacitar suas equipes para esse fim.

Promova uma cultura de melhoria contínua

Estimular uma cultura de sempre buscar formas de se aprimorar é muito saudável para qualquer tipo de negócio. A ideia por trás da melhoria contínua se encaixa muito bem ao objetivo de otimizar os processos operacionais, bastando que essa ideia seja realmente abraçada por todos os níveis.

Um entendimento aprofundado sobre os seus processos operacionais é fundamental para a sua empresa estar sempre funcionando da melhor forma possível. Então, baseie-se nas ideias que este artigo traz para aproveitar os benefícios de uma atuação totalmente alinhada e eficiente.

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