Ciclo PDCA: o que é e como funciona esta metodologia de gestão

Ciclo PDCA é uma metodologia de gestão reconhecida por impulsionar a melhoria contínua nos processos, produtos e serviços das organizações. 

Sua aplicação permite identificar oportunidades de aprimoramento e mudanças em inúmeros contextos.

Você já pensou em como essa abordagem pode beneficiar a sua empresa? 

Continue lendo e descubra como implementar o método com sucesso para alavancar o crescimento dos seus negócios.

O que é PDCA?

O Ciclo PDCA, também conhecido como Ciclo de Deming ou Ciclo de Shewhart, é uma abordagem de gestão que visa a melhoria contínua por meio de um processo repetitivo de quatro etapas: Plan (Planejar), Do (Fazer), Check (Verificar) e Act (Agir). 

Desenvolvido por Walter A. Shewhart na década de 1920 e popularizado por W. Edwards Deming na década de 1950, o método se tornou uma ferramenta fundamental quando o assunto é qualidade e eficiência em diversos setores e contextos corporativos.

Isso porque, o Ciclo PDCA pode proporcionar uma estrutura sistemática para a melhoria contínua, permitindo que as empresas identifiquem problemas, desenvolvam soluções e avaliem os resultados de forma consistente ao longo do tempo. 

Seguir regularmente este ciclo permite o alcance de melhorias em inúmeros os processos, o que pode contribuir em fatores como maior satisfação do cliente, redução de custos e aumento da competitividade no mercado, por exemplo.

Quais são as quatro etapas do PDCA?

O PDCA é composto por quatro etapas inter-relacionadas que formam a base para a melhoria contínua de processos, produtos e/ou serviços em uma organização. 

Entenda em mais detalhes como funciona cada uma delas:

Plan (Planejar)

Na primeira etapa, as empresas definem metas e objetivos específicos para a melhoria. Isso, geralmente, envolve identificar problemas ou oportunidades de aprimoramento, estabelecer metas quantificáveis e critérios de sucesso. 

Durante o planejamento, é importante também analisar dados relevantes, entender as causas raiz dos problemas e desenvolver um plano de ação para alcançar os objetivos estabelecidos. 

O plano deve considerar aspectos como alocação de recursos, definição de responsabilidades e cronograma de implementação.

Do (Fazer)

Com o plano de ação estabelecido na etapa de planejamento, é hora de colocá-lo em prática. 

Nesta fase, as mudanças e melhorias como a execução de novos processos, a introdução de novas tecnologias, a realização de treinamentos ou qualquer outra atividade planejada devem ser implementadas.

Check (Verificar)

Após a implementação das mudanças, é importante avaliar os resultados obtidos em relação aos objetivos desejados. 

Portanto, nesta etapa, as organizações devem coletar dados relevantes e realizar análises para verificar se as metas foram alcançadas e se as mudanças tiveram o impacto esperado. 

Para isso, alguns caminhos são fazer a comparação dos resultados com os padrões estabelecidos, estudar as estatísticas ou lançar mão de outras técnicas de avaliação adequadas ao contexto. 

Resumidamente, a fase de verificação oferece insights sobre o êxito das ações tomadas e indica as áreas que ainda precisam continuar a ser aprimoradas.

Act (Agir)

Com base na análise dos resultados na etapa de verificação, as organizações devem tomar ações corretivas ou preventivas para ajustar o processo, se necessário. 

Se os objetivos foram alcançados, as melhores práticas são documentadas e incorporadas aos processos organizacionais. Se os resultados não atenderem às expectativas, são identificadas as causas raiz dos problemas e são desenvolvidos planos de ação para corrigir as deficiências. 

Dessa forma, o aprendizado adquirido durante todo o ciclo é usado para orientar futuras melhorias e garantir que o processo seja contínuo.

Como aplicar o ciclo PDCA?

Chegou o momento de entender como aplicar o ciclo PDCA na sua empresa. 

É importante ressaltar que esse é um processo que deve ser repetido, pois seu objetivo é promover a melhoria de forma contínua. 

Portanto, isso significa que após a conclusão de um ciclo, as lições aprendidas devem ser documentadas e usadas para basear o próximo ciclo. 

Veja agora um passo a passo que pode lhe ajudar a colocar cada uma das etapas em prática:

1. Planejar

Definição do problema:

• Identifique com clareza o que você deseja solucionar.
• Se possível, mensure seu impacto em termos de tempo, custo, qualidade, etc.
• Detalhe os sinais que indicam a presença do problema a ser resolvido.

Análise de causas raiz:

• Reúna a equipe em um brainstorming para discutir e identificar as possíveis causas do problema.
• Organize as causas em categorias para facilitar a análise.
• Questione repetidamente “por que” algo acontece para chegar à causa raiz. O método “5 Porquês” pode ser usado como método para essa análise.

Estabelecimento de objetivos:

• Defina metas específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporizáveis (Objetivos SMART).
• Certifique-se de que os objetivos estejam alinhados à missão, visão e valores da organização.
• Comunique para toda a equipe os objetivos de forma clara.

Criação de um plano de ação:

• Detalhe as ações que serão tomadas para alcançar os objetivos.
• Defina os responsáveis por cada ação.
• Estabeleça prazos realistas.
• Identifique os recursos necessários para a execução do plano.

2. Fazer:

Execução do plano de ação:

• Treine devidamente os envolvidos para que executem suas tarefas.
• Acompanhe de perto o progresso da implementação do plano.
• Registre as ações realizadas, os resultados obtidos e as lições aprendidas.

3. Checar:

Coleta de dados:

• Selecione indicadores relevantes para medir o desempenho do processo.
• Reúna os dados de forma confiável e precisa.
• Utilize ferramentas estatísticas para analisá-los.

Comparação com os objetivos:

• Compare os resultados obtidos com os objetivos pré-definidos.
• Identifique falhas, gargalos ou pontos de melhoria no processo.
• Compartilhe os resultados com a equipe e stakeholders.

4. Agir:

Padronização das boas práticas:

• Formalize os procedimentos que geraram resultados positivos.
• Compartilhe as boas práticas com toda a equipe.
• Incorpore o que deu certo nos processos da organização.

Ação corretiva:

• Investigue as causas que levaram aos resultados abaixo do esperado.
• Implemente ações para corrigir os desvios e eliminar as causas raiz dos problemas.
• Acompanhe o impacto das medidas corretivas e ajuste-as conforme necessário.

Melhoria contínua:

• Incentive a equipe a buscar soluções inovadoras para os problemas.
• Estimule a experimentação e a tomada de riscos calculados.
• Reconheça e recompense os colaboradores pelo sucesso.

Dicas para o sucesso do PDCA

• Lembre-se: a melhoria contínua é um processo gradual que exige tempo e dedicação.
• É fundamental envolver todos os colaboradores.
• Mantenha uma comunicação fluida durante todo o processo.

Qual a importância do ciclo PDCA para a empresa? 

O ciclo PDCA tem grande importância para as empresas porque oferece uma estrutura sistemática para a melhoria contínua. Essa, por sua vez, é fundamental para garantir que a organização mantenha e aumente a sua competitividade no mercado. 

Aliás, a melhoria contínua é impulsionada pelo ambiente de aprendizado promovido pelo PDCA. Afinal, cada ciclo permite que a empresa aprenda com suas ações, ajustando e aprimorando processos para obter melhores resultados no futuro. 

Outra das principais vantagens de usar o PDCA é a facilidade em alcançar metas e objetivos. Ao planejar cuidadosamente e definir metas claras, a empresa consegue direcionar seus esforços de uma forma cada vez forma. 

Essa estrutura também contribui para o foco e a dedicação da equipe. Com etapas bem definidas, todos os membros sabem suas responsabilidades e trabalham juntos para atingir os objetivos comuns, fortalecendo o engajamento e a colaboração. 

Quais são as principais ferramentas para aplicar o ciclo PDCA? 

Você pode utilizar diferentes ferramentas para facilitar o seu trabalho de implementação do ciclo PDCA. Algumas delas possibilitam otimizar o trabalho em etapas específicas e também no processo como um todo. 

A seguir, conheça quais são as principais ferramentas para aplicar o ciclo PDCA: 

Diagrama de Ishikawa 

O diagrama de Ishikawa ajuda a identificar as causas raiz de um problema organizando-as em categorias. Por conta disso, ela é bastante útil para a fase de Planejar, onde se busca entender todos os fatores que podem estar causando um problema específico. 

Diagrama de Pareto 

O Diagrama de Pareto é usado para identificar os problemas mais graves da empresa, ajudando a priorizar quais devem ser resolvidos primeiro. Ele mostra que geralmente 80% dos problemas são causados por 20% das causas, sendo relevante para a fase de Verificar. 

5 Porquês 

Essa técnica consiste em perguntar “por quê?” cinco vezes para chegar à causa raiz de um problema. Essa é uma maneira simples, mas eficiente, de aprofundar a análise e evitar soluções superficiais, além de ser muito usada nas fases de Planejar e Verificar. 

5W2H 

O 5W2H é uma ferramenta de planejamento que ajuda a definir claramente as ações a serem tomadas respondendo a sete perguntas: O quê (What), Quem (Who), Quando (When), Onde (Where), Por quê (Why), Como (How) e Quanto (How much). Ela ajuda na fase de Agir para garantir que as melhorias sejam implementadas de forma organizada. 

Brainstorming 

O brainstorming é uma técnica clássica para gerar ideias em grupo. Durante essas sessões, todos os participantes são incentivados a compartilhar ideias sem julgamentos. Essa é mais uma ferramenta útil para a fase de Planejar, já que auxilia a encontrar soluções para os problemas identificados. 

Qual a diferença entre PDCA e SDCA? 

Além do Ciclo PDCA, existe uma versão alternativa dele focada na padronização de processos que também pode ser muito útil para as empresas. Porém, é possível confundir um com o outro se não se aprofundar em suas diferenças. 

Quando uma empresa adota o Ciclo PDCA, ela está se comprometendo a revisar e melhorar continuamente seus processos. Esse ciclo promove a inovação e a adaptação, permitindo que a organização responda rapidamente a mudanças e desafios. 

No entanto, uma vez que as melhorias são realizadas e os processos são otimizados, é importante garantir que esses avanços não se percam com o tempo. É nesse contexto em que entra o Ciclo SDCA. 

Ele foca na padronização dos processos aperfeiçoados para que eles sejam realizados de maneira consistente. Veja como as etapas do Ciclo SDCA se diferenciam do PDCA: 

• Padronizar (Standardize): estabelece normas claras e detalhadas para cada processo; 

• Fazer (Do): assegura que todos os envolvidos sigam as diretrizes estabelecidas; 

• Checar (Check): verifica se os processos estão sendo seguidos corretamente; 

• Agir (Act): implementa ações corretivas conforme são necessárias para realinhar as práticas com os padrões estabelecidos. 

No entanto, não se trata de substituir um pelo outro. Ao combinar o PDCA e o SDCA, as empresas podem alcançar um equilíbrio ideal entre inovação e estabilidade. Enquanto o primeiro promove a descoberta de novas soluções e melhorias, o segundo garante que elas se sustentem. 

Qual o objetivo do ciclo PDCA?

O Ciclo PDCA tem como principal objetivo promover a melhoria contínua de maneira sistemática e cíclica, como o próprio nome sugere. 

Este método pode ser aplicado para atingir diversos objetivos empresariais em diferentes aspectos relacionados a processos, produtos e serviços.

De maneira geral, as empresas podem empregar essa ferramenta para:

1. Eliminar falhas e desperdícios:

• Reduzir custos.
• Minimizar retrabalho.
• Prevenir a ocorrência de problemas futuros.

2. Aumentar a qualidade:

• Implementar medidas corretivas.
• Atender às necessidades e expectativas dos clientes de forma consistente.
• Aumentar a competitividade no mercado.

3. Elevar a produtividade:

• Otimizar o tempo com a simplificação de processos.
• Aumentar a capacidade de produção e reduzir o tempo de ciclo.
• Alcançar os objetivos com maior rapidez.

4. Motivar a equipe:

• Envolver e engajar os colaboradores no processo de melhoria contínua, reconhecendo suas contribuições e celebrando os sucessos.
• Criar um ambiente onde a busca por inovações é incentivada.
• Fortalecer o senso de pertencimento à organização.

5. Criar uma cultura de melhoria contínua:

• Estimular a busca constante por aprimoramento em todos os níveis da empresa.
• Criar um ambiente propício à aprendizagem e à experimentação.
• Fortalecer a capacidade da empresa de se adaptar às mudanças e superar desafios.

Quais os benefícios do ciclo PDCA?

O ciclo PDCA é uma ferramenta versátil que pode ser aplicada em diversas situações onde a busca pela qualidade é essencial. 

Ele desempenha um papel fundamental no controle e aperfeiçoamento dos processos, se concentrando na resolução de problemas. Por essa razão, sua adoção na rotina de trabalho das empresas é altamente recomendada, proporcionando como principal benefício uma estrutura confiável para a gestão da qualidade e a melhoria contínua.

Quando usar um ciclo PDCA?

O Ciclo PDCA pode ser usado em uma variedade de situações e contextos em que a melhoria contínua é desejada ou necessária. 

Uma fábrica de automóveis pode usar o PDCA para melhorar a eficiência da linha de produção, identificando e corrigindo gargalos, reduzindo defeitos e, consequentemente, aumentando a produtividade.

Já um banco pode aplicar o método para otimizar seus processos de atendimento ao cliente, reduzindo o tempo de espera em procedimentos simples como a abertura de contas.

Um hospital pode aumentar a segurança dos pacientes, implementando protocolos para prevenir erros médicos e melhorar a agilidade dos serviços de emergência, por exemplo.

Uma empresa de software pode usar o PDCA para melhorar a qualidade de seus produtos, identificando e corrigindo bugs, respondendo rapidamente ao feedback dos usuários e lançando atualizações.

Uma rede de supermercados pode aplicar o método para otimizar suas operações de estoque, reduzindo o desperdício de alimentos, melhorando a precisão do inventário, aumentando a eficiência da cadeia de suprimentos.

Exemplo de ciclo PDCA pronto para te inspirar 

A melhor forma de visualizar com clareza como um conceito como o ciclo PDCA funciona é por meio de exemplos. Com as informações que você obteve até aqui, você já conhece a estrutura dessa metodologia, então resta vê-la em prática. 

Considere o caso de uma empresa de tecnologia que deseja aumentar a satisfação do cliente com o suporte técnico. Ela percebeu que esse indicador estava em declínio, evidenciado por feedbacks negativos e uma taxa de resolução de problemas abaixo do esperado. 

A seguir, veja como fica o ciclo PDCA desse caso: 

1. Planejar

A empresa definiu um objetivo claro: aumentar a satisfação do cliente com o suporte técnico em 20% nos próximos seis meses. 

A análise detalhada dos feedbacks dos clientes revelou três principais problemas: tempo de resposta elevado, soluções ineficazes ou incompletas e falta de comunicação clara. 

Com base nesse cenário, a empresa elaborou um plano de ação que incluía implementação de um programa de treinamento para a equipe de suporte, focado em habilidades de comunicação, resolução de problemas e uso das ferramentas de suporte.

2. Fazer

Na fase de execução, a empresa colocou em prática o plano de ação desenvolvido. 

Ela realizou workshops semanais de treinamento para a equipe de suporte, abordando temas como comunicação eficaz, técnicas de resolução de problemas e familiarização com as novas ferramentas de suporte. 

Durante essa fase, a empresa monitorou de perto a implementação do novo sistema e coletou feedback contínuo dos funcionários para ajustar os treinamentos e procedimentos conforme necessário.

3. Checar

Após a implementação das mudanças, a empresa monitorou diversas métricas de desempenho, como o tempo médio de resposta, a taxa de resolução no primeiro contato e a satisfação do cliente. 

A análise dessas métricas e feedbacks permitiu à empresa comparar o desempenho antes e depois das mudanças. Os resultados mostraram uma grande melhora em várias áreas, por mais que ainda houvesse espaço para melhorias adicionais.

4. Agir

Com base na análise dos resultados, o processo entrou na fase de ação para realizar ajustes e promover a melhoria contínua. 

A empresa ajustou o conteúdo e a frequência dos treinamentos com base no feedback dos funcionários e clientes, garantindo que as sessões fossem mais eficazes e relevantes. 

Após seis meses, a empresa verificou que a satisfação do cliente havia aumentado em 20%, atingindo o objetivo inicial. A documentação dos sucessos e desafios do processo foi realizada para futuras iniciativas. 

Em resumo, o Ciclo PDCA pode ser considerado mais que uma ferramenta de gestão. O método oferece uma filosofia que impulsiona a evolução constante das organizações. 

Adotar esse ciclo de forma diligente permite corrigir falhas e aprimorar processos. E o mais importante: cultivar um mindset de aprendizado contínuo e inovação.

Veja agora como manter e cultivar um mindset de crescimento na sua empresa. Veja em nosso ebook exclusivo como um mindset ágil pode gerar melhoria contínua e aprendizado em suas equipes!