Se existe um conceito muito comum em todas as empresas, independentemente do seu tamanho ou segmento, esse termo é processo. Organizações são estruturadas por processos, atividades sequenciais que perpassam toda a organização.
Para otimizá-los, existem metodologias como o BPM (Business Process Management), um conjunto de práticas, filosofias e ferramentas de gestão focadas na compreensão, documentação, análise e melhoria contínua dos processos de negócios.
Ao longo deste artigo, vamos explorar o significado do BPM e conhecer suas etapas e vantagens para as empresas, destacando como essa abordagem pode promover a eficiência operacional, a inovação e a adaptação ágil às mudanças do mercado.
O que é BPM (Business Process Management)?
BPM (Business Process Management) é uma abordagem sistemática para identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar, controlar e aprimorar os processos de negócios, visando melhorar a eficiência, a eficácia e a adaptabilidade das operações organizacionais.
Em essência, o BPM envolve a gestão completa do ciclo de vida dos processos, desde a sua concepção até a sua otimização contínua. Sua aplicação funciona por meio da adoção de métodos, técnicas e ferramentas para analisar, modelar, automatizar e melhorar os processos, garantindo que eles estejam alinhados com os objetivos estratégicos da empresa e as expectativas dos clientes.
O BPM busca eliminar desperdícios e redundâncias, além de promover a inovação e a agilidade, permitindo que as organizações se tornem mais competitivas e resilientes.
Para que serve o BPM?
O BPM concentra vários objetivos no contexto empresarial. Essencialmente, esse gerenciamento tem a função de:
- Otimizar processos: o BPM permite identificar, analisar e melhorar os processos de negócios, eliminando desperdícios, gargalos e redundâncias;
- Alinhar estratégias organizacionais: ao mapear e gerenciar os processos, o BPM garante que cada atividade contribua para o sucesso geral da organização;
- Aprimorar a qualidade: o BPM enfoca a padronização e a consistência dos processos, o que consequentemente eleva a uma melhoria na qualidade dos produtos ou serviços oferecidos pela empresa;
- Fornecer mais visibilidade e controle: o BPM fornece às organizações uma visão clara de como suas operações estão funcionando, permitindo um controle mais eficaz e a tomada de decisões informadas.
Quais são as etapas de implementação do BPM?
A implementação do BPM geralmente envolve um trabalho em etapas. Confira o guia a seguir.
Planejamento e definição de objetivos
Nesta fase inicial, as metas e objetivos do projeto de BPM são estabelecidos. Isso inclui identificar os processos a serem melhorados, definir os indicadores de desempenho (KPIs) relevantes e estabelecer uma equipe responsável pela implementação.
Mapeamento e modelagem de processos
Os processos de negócios existentes são mapeados e documentados detalhadamente. Isso geralmente é feito através de técnicas como diagramas de fluxo de processo (BPMN), que representam visualmente as etapas, atividades, decisões e interações envolvidas em cada processo.
Análise e identificação de melhorias
Nessa etapa, é feita uma análise detalhada dos processos mapeados para identificar oportunidades de melhoria. Isso pode incluir a identificação de gargalos, atividades redundantes, pontos de falha e oportunidades de automação.
Redesenho e otimização de processos
Com base na análise realizada, os processos são redesenhados para eliminar ineficiências e melhorar o desempenho. Aqui, gestores podem escolher reorganizar atividades, simplificar procedimentos, ou até mesmo introduzir automações e melhores práticas.
Implementação de ferramentas e soluções
Se necessário, como falamos no tópico acima, soluções tecnológicas são implementadas para apoiar a execução e automação dos processos otimizados.
Dependendo do modelo de negócios, algumas empresas podem adotar softwares ou desenvolver seus próprios aplicativos para realizar a integração de sistemas e configuração de fluxos de trabalho automatizados.
Testes e validação
Antes da implementação completa, os novos processos e tecnologias são testados em ambiente de produção para garantir que funcionem conforme o esperado e atendam aos requisitos estabelecidos. Nessa fase, é importante coletar dados para avaliar resultados e indicadores posteriormente.
Quais são as vantagens do BPM?
Confira agora as principais vantagens do BPM para empresas.
Eleva a eficiência operacional
O BPM ajuda a eliminar desperdícios, redundâncias e atividades desnecessárias nos processos de negócios, tornando as operações mais eficientes e produtivas.
Promove agilidade e flexibilidade
Ao permitir a rápida adaptação dos processos às mudanças do mercado, o BPM torna as empresas mais ágeis e capazes de responder rapidamente a novas oportunidades ou desafios.
Reduz custos
Com a eliminação de desperdícios e atividades desnecessárias, automação de tarefas repetitivas e melhora da eficiência geral dos processos, o BPM colabora com a diminuição dos custos operacionais da empresa.
Favorece a inovação
O BPM promove uma cultura de melhoria contínua e inovação, incentivando as equipes a identificar e implementar novas maneiras de realizar as tarefas de forma mais eficaz e eficiente.
Colabora para a experiência e satisfação do cliente
Ao otimizar os processos de negócios, os produtos ou serviços são entregues de forma mais rápida, consistente e com maior qualidade, o que promove um atendimento melhor para os cliente, bem como a criação de soluções mais relevantes e efetivas.
Qual a diferença entre BPM, BPMN e BPMS?
BPM, BPMN e BPMS são conceitos relacionados, mas cada um desempenha um papel específico dentro do universo da gestão de processos de negócios. Entenda a seguir.
BPM (Business Process Management), como vimos, é uma abordagem estratégica e metodológica para gerenciar e aprimorar os processos de negócios em uma organização.
Já BPMN (Business Process Modeling Notation) é uma linguagem gráfica padronizada usada para modelar e mapear os processos de negócios. Ele fornece uma notação visual clara e compreensível que descreve as etapas, atividades, fluxos de trabalho, decisões e interações envolvidas em um processo de negócios.
O BPMN permite que os analistas de processos comuniquem efetivamente suas descobertas e propostas para todos os stakeholders, desde os executivos até os desenvolvedores de sistemas.
Enquanto isso, BPMS (Business Process Management System) é software que suporta a automação e execução de processos de negócios. Ele oferece funcionalidades para modelagem de processos (usando BPMN ou outros modelos), automação de fluxos de trabalho, monitoramento de desempenho, análise de processos e colaboração.
Como vimos, o BPM proporciona uma série de vantagens tangíveis, ajudando empresas a implementar e otimizar seus processos de negócio de maneira eficaz, impulsionando assim o crescimento e o sucesso.
Agora, com seus processos aprimorados, veja como definir e desdobrar metas para o sucesso da sua empresa!
